سیستم مدیریت جلسات و کارها

 

برنامه‌ریزی روزانه، برگزاری و پیگیری جلسات و مدیریت کارهای اداری/شخصی جزو ارکان امور اداری محسوب می‌شوند که مدیران و کارشناسان سازمان‌ها با آن روبرو هستند. به‌دلیل عدم وجود روش‌های مدون، هر روزه زمان زیادی برای ساماندهی به این امور صرف می‌گردد و اکثر سازمان‌ها با مشکلاتی در این زمینه مواجه هستند. مکانیزاسیون جلسات و کارها یکی از تصمیمات استراتژیک سازمان‌هاست که منجر به تحولاتی اساسی در امور اداری و فردی کارمندان می‌شود.

 

 


از خصوصیات مهم سیستم «مدیریت جلسات و کارها»، امکانات گسترده زیرسیستم «مدیریت جلسات» در رابطه با تنظیم، ثبت، نگهداری و پیگیری جلسات و مسائل مربوط به آنها می‌باشد. کلیه مراحل مربوط به تشکیل یک جلسه، از رایزنی‌های قبل از جلسه، جستجوی زمان آزاد برای تشکیل جلسه و ورود اطلاعات دستورجلسات گرفته تا مسائل پس از تشکیل جلسه مانند ورود اطلاعات و بایگانی صورتجلسات و تخصیص وظایف مرتبط با صورت‌جلسات به کارکنان سازمان (از طریق زیرسیستم «مدیریت کارها») در این سیستم تحت پوشش قرار می‌گیرد.

زیرسیستم «مدیریت کارها»، مجموعه وظایفی که توسط افراد و منابع مختلف به شخص ارجاع داده شده‌اند را تحت کنترل و مدیریت قرار می‌دهد. این وظایف، می‌تواند شامل کارهای ارجاع داده شده به‌واسطه جلسات، کارهای ارجاع داده شده توسط مدیران و سایر همکاران و یا کارهای شخصی تعریف شده توسط هر فرد باشند. اطلاعات ثبت شده در این سیستم، همگی توسط افراد مرتبط که دسترسی‌های لازمه را داشته باشند، قابل جستجو، گزارشگیری و پیگیری می‌باشند.