مدیر خوب کیست ؟

به راستی مدیر خوب کیست و خصوصیات این مدیران چیست ؟ این یکی از موضوع هایی است که کارکنان ، سازمان ها و مدیران همواره با آن روبرو هستند .

مدیر خوب کسی است که وظایف خود را کاملاً می داند و افزون بر این رئیس و مرئوس خوبی است و از کارهای خود اطلاع کافی دارد . مدیر خوب امریه صادر نمی کند . قدرت رهبری دارد و نه فقط طرز انجام کار بلکه علت انجام کار را نیز توضیح می دهد . دستورات خود را واضح و دوستانه می دهد ، داد و فریاد نمی کند ، تا مطمئن نشود دستوراتش را فهمیده اند کار را شروع نمی کند . برنامه کار را با در نظر گرفتن اطراف و جوانب آن طرح می کند و انجام آن را به عهده اشخاص کاردان می گذارد . بدون امر و تحکم آن ها را به کار وا می دارد ، کار را منصفانه قسمت می کند ، به کار همه کارکنان خود می رسد ، صادقانه قضاوت می کند و استحقاق را تنها مبنای قضاوت قرار می دهد ، وضع هر فرد را برایش تشریح می کند ، از مساعی صادقانه و کاری که بالاتر از متوسط است قدردانی می کند . کارکنان را که استحقاق تشویق دارند منظور می دارد ، در موردیکه کار به انجام می گیرد یا با شکست روبرو  می شود تحقیق می کند و فقط شخص مسئول را مؤاخذه می کند . در تنبیه به کارکنان خود منصفانه رفتار می کند ، افراد را در حضور سایرین تنبیه نمی کند ، توبیخ را بی طرفانه و با تحقیق کافی اجرا می کند و به کارمند فرصت می دهد تا تمام قضیه را از نظر خود شرح دهد ، در موقع تنبیه و اقدام انضباطی عصبانی نمی شود مراقبت می کند کارکنانی که جدیداً استخدام و یا منتقل شده اند به طور صحیح انجام کار را بیاموزند و دقت نمایند کلیه ابزار و امکانات لازم و در دسترسشان قرار گیرد ، با کارکنان جدید به گونه ای رفتار می کند که احساس غربت ننمایند . مقررات کار و خط مشی شرکت را منصفانه تفسیر می کند ، نه در برابر شکایات بیجا تسلیم می گردد و نه شکایت بجا را نادیده می انگارد . به تمام شکایت ها دلسوزانه گوش فرا می دهد . به کارکنان خود علاقه ی شخصی نشان می دهد . نسبت به افراد فوق و مادون وفادار بود و مسئولیت را با میل می پذیرد . مسئولیت را به گردن دیگری نمی اندازد و در موارد لزوم برای دفاع از حق کارکنان به همه مقامات بالاتر مراجعه نماید . ضمن پایبند بودن به وعده های خود چیزی را که نمی تواند انجام دهد قول و وعده نمی دهد . فکرش باز است ، با استقبال از پیشنهادات درباره آن با کارمندان بحث می کند . مدیر خوب حضور مستمر در محل کار دارد و همیشه می شود او را ملاقات نمود . کارکنان را تشویق می کند تا هر اشکالی دارند به او مراجعه کنند اصولی که رؤسا می باید راهنمای خود قرار دهند :

1-    سازمان صحیح اولین شرط ایجاد رابطه با کارکنان است .

2-    سرنوشت افراد را نباید بدست یک نفر سپرد .

3-    باید بین نرمی و سختی حد متوسط را مراعات نمود .

4-    هر کارمندی باید بداند رئیس درباره ی او چه نظری دارد و چرا ؟

5-    نباید کار را برای خوش آمد زیردستان یا اشخاص بالا دست انجام داد .

6-    باید به اصول اخلاقی پایبند بود و آنها را به کاربست .

7-    فقط هر وقت صلاح باشد از سوابق پیروی نماید .

8-    باید وعده کارهای فوری را کم کرد نه اینکه بر آن ها افزود .

9-     پاداش باید به کار مفید داده شود .

10-       در روابط خود با کارکنانتان در نظر داشته باشید که هیچ کس از تحکم خوشش نمی آید .

11-  عزت نفس زیر دستانتان را پایمال نکنید . کاری کنید که به شما احترام بگذارند و ایمان پیدا کنند ، فقط در این صورت نتیجه ی کار مطابق انتظار شما خواهد بود .

12-  اشخاص برای کسی از دل و جان کار می کنند که دوستش بدارند . برای اینکه کارکنانتان شما را دوست بدارند با آنها نزدیک شوید ، صحبت کنید و مشکلات آنها را حل نمایید .

13-       افراد میل دارند از رؤسای خود تقلید کنند ، برای کارکنان خویش سرمشق باشید .

14-       محیط سالم و مساعدی برابر کار بوجود بیاورید . مشکلات را پیش بینی و پیشگیری کنید .

 

مسئولیت ها و اختیارات مدیر

 

1-    مسئولیت باید کلاً و کاملاً قبول یا رد شود .

2-    ممکن است مسئولیت را کاملاً تفویض کرد ولی نمی توان از آن طفره رفت .

3-    مسئولیت نهایی قابل تفویض و تقسیم نمی باشد .

4-    همیشه مسئولیت باید با اختیارات کامل همراه باشد .

5- کسی که مسئولیت را بر عهده دارد باید بداند که از او چه انتظاراتی دارند و بداند که تنها او مسئول است .

6-    تفویض مسئولیت باید متناسب با توانائی شخص باشد .

7-    مسئولیت اجرای کار باید به کسی محول شود که کار را به سرانجام می رساند .

 

مسئولیت ها و اختیاراتی که نمی شود در انجام آن ها کوتاهی گردد :

1-    تعیین شخص مناسب برای کارمورد نظر

2-    هماهنگ ساختن قسمت های مختلف کار

3-    خوب نگهداشتن روحیه کارکنان

4-    رسیدگی به شکایات

5-    حفظ انضباط کاری

6-    تهیه برنامه کار

7-    اصلاح روش های کار

8-    همکاری با رؤسا

9-    رسیدگی به اختلافات بین کارکنان

10-      دادن اطلاعات لازم به کارکنان

11-      تعیین نوع و میزان محصول

12-      تربیت زیر دستان

 

درد سرهای یک مدیر

در اینجا به چند نمونه از انواع گوناگون دردسرهای یک مدیر اشاره می کنیم . این دردسرها را فقط با رفع آن می توان برطرف کرد .

ü       دردسرکارکنانی که دستورات را درست اجرا نمی کنند .

ü       دردسر کارکنانی که دیر می آیند و زیاد غیبت دارند .

ü  دردسر کارکنانی که کار ناقصی انجام می دهند ، یا کارکنانی که نسبت به کار بی علاقه اند  و کارکنانی که تغییرات را نمی پذیرند .

 

چاره دردسرهای مدیر برای اجرای صحیح دستورها :

 

دستور را دقیق ، صریح ، کامل و ساده بدهید . حتی الامکان علت دستور را ذکر کنید ، دستور را آن قدر تکرار کنید تا کارکنان بفهمند و در صورت لزوم دستور کتبی صادر کنید . در موقع صدور دستور شخصیت کارکنان را خرد نکنید . فراموش نکنید غالباً علت انجام کار غلط ، دستور غلط است . برای بررسی روحیه کارکنان بی علاقه بیشتر به آنها توجه و با انها صحبت کنید ، علاقه آنها را بر انگیزید ، تأکید کنید کار بهتر سبب ترقی بیشتر است . برای جلب همکاری کارکنان ، خودتان سرمشق باشید . با خلوص نیت در کارکنان ایجاد اعتماد نمایید ، بدبین و کینه توز نباشید ، کاری کنید که احترامتان محفوظ باشد ، نشان بدهید که همکاری برای طرفین مفید است ، اگر رنجش و کدورت و نارضایتی هست رفع کنید ، به این اصل معتقد باشید که افراد بیشتر خوبند
تا بد .

 

قابلیت های لازم برای مدیران :

1-    تنظیم برنامه کار خود و دیگران

2-    طراحی فعالیت موجود در حیطه های نظارت مربوط

3- کشف استعدادهای ویژه افراد و فراهم آوردن امکانات رشد انها از طریق دوره های کارآموزی و آموزشی

4-    تصمیم گیری با استفاده از اصول و روشهای تجزیه تحلیل مشکلات

5-    حل اختلاف افراد تحت نظارت

6-    ایجاد و حفظ هماهنگی با دیگر سرپرستان

7-    ترغیب کارکنان و قبول مسئولیت بیشتر

8-    استفاده از تشویق و تنبیه به عنوان عوامل انگیزش

9-    بررسی مراحل روش کار

10-      ساده کردن کار و تخمین زمان لازم برای انجام کار

11-      ایجاد روابط سازنده با گروههای کارگری و کارمندی

12-      انجام مصاحبه ی استخدامی

13-      انجام ارزشیابی عملکرد کارکنان

14-      نظارت بر کنترل فعالیت ها و برنامه ها

15-      شناسایی شخصیت و درک علل رفتارهای کارکنان

16-توانایی استفاده از کامپیتر در امور اداری مالی و عملیاتی مربوط به واحد خود

17-      توانایی تنظیم گزارشهای لازم درباره وضعیت واحد تحت سرپرستی

18-      تنظیم بودجه جاری و عملیاتی واحد مربوطه

امروزه یکی از عوامل عدم موفقیت یا رکود کاری سازمانهای تجاری ناشی از اتخاذ تصمیمات نادرست مدیرانی است که از پیرامون فعالیت خود اطلاعات کافی ندارند .

اشتباه بزرگ این دسته از مدیران از اتکای بیش از حد آنها به سیستم های اطلاعاتی طراحی شده در سازمان تحت نظرشان نشأت می گیرد . در این موارد مدیران اغلب برای اخذ تصمیم های مدیریت ، اطلاعات لازم را صرفاً از طریق اطلاعات تولید شده توسط سیستم های متکی به کارمندان دریافت می کنند .اما تجارب مدیران کارآمد بیانگر این واقعیت است که در این گونه سیستم ها چه بسا اطلاعات به دلایل و انگیزه های گوناگون تغییر ماهیت یافته و به صورت تحریف شده در اختیار مدیران قرار گیرد . از همین رو کارشناسان علم و مدیریت به رؤسا و سرپرستان سازمانها توجیه می نمایند افزون بر دریافت اطلاعات از طریق سیستم های اطلاعاتی ، حضور فیزیکی و نظارت شخص بر محیط کار و افراد زیر دست را به عنوان یک ضرورت انکار ناپذیر در ارتقاء کیفی و کمی کار اعمال کنند . یک صاحب نظر علم مدیریت در این زمینه پیشنهاد می کند : « اگر منتظر باشید کارمندان جهت بیان معضلات و مشکلات کارهایشان به سراغشان بیایند فقط مسائل و مشکلات کوچک آگاهی خواهید یافت ، به طرف آنها بروید و مشکلات را در تماس حضوری با آنان کشف کنید . زیرا بسیاری از موارد مشکلات بزرگ و عمده اغلب در جایی بروز می کند که انتظارش را ندارید ! » از این رو یکی از مهمترین ابزارهایی که یک مدیر مسئول می تواند برای انجام مؤثر فعالیت های سازمانی به کار گیرد ، تکنیک ( مدیریت بر مبنای حضور و نظارت مداوم و مستمر در محیط کار ) است . در بعضی موارد به این تکنیک « مدیریت قابل رؤیت و یا مدیریت بر مبنای گردش در محیط کار » نیز اطلاق می گردد .