Create tasks and to-do items

Create tasks and to-do items

Show All

Many people keep a list of things to do — on paper, in a spreadsheet, or by using a combination of paper and electronic methods. In Microsoft Office Outlook 2007 you can combine your various lists into one list, enhanced with reminders and tracking.

In this article

About tasks and to-do items

To-Do BarA task is an item that you create in Outlook to track until its completion. A to-do item is any Outlook item — such as a task, an e-mail message, or a contact — that has been flagged for follow-up. By default, all tasks are flagged for follow-up when they are created, even if they have no start date or due date. Therefore, whenever you create a task, or flag an e-mail message or a contact, a to-do item is created automatically.

When you need to quickly indicate that an item requires your attention at a later time, flagging is the best option. When you flag an item, it is displayed with a flag in the Mail view, in Tasks, in the To-Do Bar, and in the Daily Task List in Calendar. Flagging a message or contact does not create a new task. Because the to-do item is still an e-mail message or contact after being flagged, you do not have the ability to assign it as a task to someone else, or indicate its progress or percentage of completeness.

A task can occur once or repeatedly. A recurring task can repeat at regular intervals, or it can repeat based on the date that you mark the task complete. For example, you can create a recurring task to send a status report to your manager on the last Friday of every month, or create a recurring task to get a haircut one month after your last one.

Both tasks and to-do items appear in Tasks, in the To-Do-Bar, and in the Daily Task List in Calendar. No matter which view you are in, the To-Do Bar keeps you informed of your calendar, task, and to-do items.

There are several ways to create a new task in Outlook. You can use the Task command (click New on the Filemenu), enter a task in the Type a new task text box in the To-Do Bar from any view in Outlook, type in any blank space in the Daily Task List in Calendar, or click and type in the Click here to add a new Task text box at the top of Tasks view. Of these, the fastest way is to use the To-Do Bar.

You can also create a task by dragging an item, such as an e-mail message, to Tasks in the Navigation Pane. A copy of the e-mail message is then created as a task.

Whether you track tasks that are assigned to yourself (such as reminders to respond to e-mail messages), or track tasks that are assigned to other people (such as the progress of someone's project), Outlook tasks are your solution. You can quickly add and update tasks, or mark them as complete. With tasks incorporated into the Calendar view, you have a rich interface for keeping track not only of your appointments, but of the tasks that you need to complete on a given day as well.

Top of Page TOP OF PAGE

Create a task from the File menu

  1. On the File menu, point to New, and then click Task.

Keyboard shortcut  To create a new task, press CTRL+SHIFT+K.

  1. In the Subject box, type a name for the task.

 NOTE   You have now entered enough information to create a task. The following steps are optional, but will help you better manage your tasks in Outlook.

  1. On the Task tab, in the Actions group, click Save & Close or continue with the following steps to customize your task.
  2. If you want, set the Start date and the Due date for the task.

If you specify a Start date, the Due date field is automatically set to the same day. You can change the Due datefield to any date that you want.

  1. If you want to make the task recur, on the Task tab, in the Options group, click Recurrence.
  2. In the Task Recurrence dialog box, click the frequency (Daily, Weekly, Monthly or Yearly) with which the task should recur, and then do one of the following:
    • Make the task recur based on a regular interval     In the Recurrence pattern section, select the options for the frequency interval that you want. Do not select Regenerate new task, or the task will not recur at regular intervals.
    • Make the task recur based on completion date     Select Regenerate new task, and in the box, type the amount of time after which a new task must be generated.

Each time that you mark the task complete, a new task will be created based on your specifications.

 TIP   This is your best choice when you do not want the next reminder for a task to appear until the previous one is marked as complete. If you do not mark the item complete, the next reminder will never appear. For example, if you have a reminder to pay your utility bill on the 15th of each month and you do not mark the occurrence on April 15th as complete, in May you will still see the not yet completed April 15th task. Only after you mark the April 15th task as complete does the May 15th occurrence of the task appear.

  1. Click OK to close the Task Recurrence dialog box.
  2. If you want to add a reminder alert, select the Reminder check box, and then enter the date and time for the reminder.
  3. You can specify a custom sound to be played with your reminder. Click, click Browse, select the sound file to play, click Open, and then click OK. This changes the reminder sound only for this task.
  4. If you want to track your progress on this task, in the Status, Priority, and % Complete boxes, enter the values that you want.

The Status and % Complete fields are linked. When you change the value in either field, the value in the other field changes accordingly.

STATUS% COMPLETE
Not Started 0
In Progress 1-99
Completed 100
Waiting on someone else    0-100
Deferred 0-100
  1. If you want to assign a color category to your task, on the Task tab, in the Options group, click Categorize, and then click one of the color categories on the menu. For more color categories, click All Categories.

The first time that you use a color category, you are prompted to provide a name for the color category that is more meaningful to you. You can create custom color categories, associate custom colors with the color categories, and assign shortcut keys to the color categories. Click OK to return to the Task window.

 TIP   Changed your mind about a color category assignment? Right-click the color or name of the color category, and then click Clear Name of Category or Clear All Categories.

  1. If your task involves a person or organization in your Contacts, you can create a quick link to the contact, by clicking Contacts at the bottom of the window, and then selecting an entry. Click OK to close the Select Contacts dialog box.

 NOTE   By default, Contacts linking does not appear on the message, contacts, and tasks windows. To turn on Contact linking, on the Task tab, in the Actions group, click Save & Close. On the main Outlook window, on the Tools menu, click Options. On the Preferences tab, click Contact Options, and then on the Contact Options dialog box under Contact Linking, select the Show Contact Linking on all Forms check box. Open your task to continue with this procedure.

  1. If you do not want other people to see a shared task entry, on the Task tab, in the Options group, clickPrivate.
  2. If you want to enter mileage, work hours, and other billing information, on the Task tab, in the Show group, click Details. Type the information in the Total work, Actual work, Mileage, and Billing information text boxes.
  3. On the Task tab, in the Actions group, click Save and Close.

Top of Page TOP OF PAGE

Create a task or a to-do item from an e-mail message

There are several ways to turn an e-mail message into a task or a to-do item.

Do any of the following:

  • Flag an e-mail message for follow-up

Flagging a message is the best option when you need to quickly mark an item for your attention at a later time. When you flag an item, it is displayed in the Mail view with a flag, in Tasks, in the To-Do Bar, and in the Daily Task List in Calendar. Flagging a message or contact does not create a new task. Because the to-do item still remains an e-mail message or contact after being flagged, you do not have the ability to assign it as a task to someone else, or indicate its progress or percentage of completeness.

  1. In Mail, right-click the flag column for an e-mail message.
  2. Choose the due date.

 TIP   To add a follow-up flag quickly, click the flag column next to the e-mail message. A start date and due date of today are set automatically.

 NOTE   To change the reminder time, reminder sound, Start date, Due date, or the flag text that appears in the InfoBar, or to clear the reminder flag, right-click the flag column next to the e-mail message, and then clickCustom or Add Reminder. Both options open the same dialog box, but when you use Add Reminder, the reminder check box is selected automatically.

Follow Up dialog box

  • Drag an e-mail message to the To-Do Bar to create a to-do item

The To-Do Bar must be arranged by Start Date or Due date to use these procedures.

  1. Click an e-mail message to select it, and then drag the message to the task list section of the To-Do Bar.
  2. When you see a red line with arrows at each end positioned where you want to place the task, release the mouse button.

To-Do Bar appointment section screenshot

  • Drag an e-mail message to the Tasks button to create a new task

When you drag an e-mail message to Tasks in the Navigation Pane, you can use all of the features of a task item, and the contents of the e-mail message, except attachments, are copied to the body of the task. Even if the original e-mail message is later deleted, the task, including the copied contents, except attachments, of the e-mail message, is still available.

  1. Click an e-mail message to select it, and then drag it to the Task button on the Navigation Pane.

 TIP   To add the message as an attachment to the task instead of pasting the text into the task body, right-click the message and drag it to the task list. On the shortcut menu, click Copy Here as Task with Attachment.

A new task item window appears, and a copy of the e-mail contents is pasted into the task body. The subject of the e-mail message becomes the subject of the task. If you want, you can change the subject.

 NOTE   You have now entered enough information to create a task. The following steps are optional, but will help you better manage your tasks in Outlook.

  1. On the Task tab, in the Actions group, click Save & Close or continue with the following steps to customize your task.
  2. If you want, set the Start date and the Due date for the task.

If you specify a Start date, the Due date field is automatically set for the same day. You can change the Due date to a date that you want.

  1. If you want to make the task recur, on the Task tab, in the Options group, click Recurrence.
  2. In the Task Recurrence dialog box, click the frequency (Daily, Weekly, Monthly or Yearly) with which the task should recur, and then do one of the following:
    • Make the task recur at regular intervals     In the Recurrence pattern section, select the options for the frequency interval that you want. Do not select Regenerate new taskor the task will not recur at regular intervals.
    • Make the task recur based on completion date     Select Regenerate new task, and in the box, type the amount of time after which a new task must be generated.

Each time you mark the task complete, a new task will be created based upon your selections.

 TIP   This is your best choice when you do not want the next reminder for a task to appear until the previous one is marked complete. If you do not mark the item complete, the next reminder will never appear. For example, if you have a reminder to pay your utility bill on the 15th of each month and you do not mark the occurrence on April 15th as complete, in May you will still see the April 15th task. Once you mark the April 15th task complete, the May 15th occurrence of the task will appear.

  1. Click OK to close the Task Recurrence dialog box.
  2. If you want to add a reminder, select the Reminder check box to turn on a reminder alert. Enter the date and time you want for the reminder.
  3. You can specify a custom sound to be played with your reminder. Click Button Image, click Browse, select the sound file to play, click Open, and then click OK. This changes the reminder sound only for this task.
  4. If you want to track your progress on this task, in the Status, Priority, and % Complete boxes type or select the options you want.

The Status and % Complete fields are dependent on each other. By changing the value in one field, the value in the other field changes accordingly.

STATUS% COMPLETE
Not Started 0
In Progress 1-99
Completed 100
Waiting on someone else    0-100
Deferred 0-100
  1. If you want to assign a color category to your task, on the Task tab, in the Options group, clickCategorize, and then click one of the entries from the menu. For more color categories, click All Categories.

The first time you use a color category, you will be prompted to provide a name that is more meaningful to you. You can create custom color categories, associate custom colors with color categories, and assign shortcut keys. Click OK to return to the Task window.

 TIP   Changed your mind about a color category assignment? Right-click the color or name of the color category, and then click Clear Name of Category or Clear All Categories.

  1. If your task involves a person or organization in your Contacts, you can create a quick link to the contact, by clicking Contacts at the bottom of the window, and then selecting an entry. Click OK to close theSelect Contacts dialog box.
  2. If you do not want other people to see a shared task entry, on the Task tab, in the Options group, clickPrivate.
  3. If you want to enter mileage, work hours, and other billing information, on the Task tab, in the Showgroup, click Details. Type the information in the Total work, Actual work, Mileage, and Billing information text boxes.
  4. On the Task tab, in the Save group, click Save and Close.

Top of Page TOP OF PAGE

Create a to-do item from a contact

Flagging a contact is the best option when you need to quickly mark a contact for your attention at a later time. Flagging a contact creates a to-do item, with the text of the flag in the InfoBar. The flagged contact it is also displayed in the Tasks list, To-Do Bar, and in the Calendar Daily Task List. Flagging a contact does not create a new task item. Because the to-do item still remains a contact, you do not have the ability to assign it as a task to someone else, or to indicate its progress or percentage complete.

  1. In Contacts, right-click the contact.
  2. Point to Follow Up on the shortcut menu, and then click the due date.

 TIP   To change the reminder time, reminder sound, Start date, Due date, or the flag text that appears in the InfoBar, or to clear the reminder flag, click Custom or Add Reminder. (Both options open the same dialog box, but when you use Add Reminder, the reminder check box is selected automatically.)

Top of Page TOP OF PAGE

Create a task in the To-Do Bar

The To-Do Bar appears in all Outlook views by default. You can turn the To-Do Bar on or off. In addition, you can choose to display a minimized version of the To-Do Bar, which uses less screen space. When you turn the To-Do Bar on or off, or minimize it in a specific view, the setting applies only to that view. For example, if you turn off the To-Do Bar in the Mail view, it will remain off each time you are in the Mail view, including the next time you start Outlook. However, it remains on in other views such as Calendar, Notes and Tasks.

  • To toggle the To-Do bar on or off, click View, point to To-Do Bar, and then click Normal, Minimized, or Off.
  1. To create a new task in the To-Do Bar, click in the Type a new task text box (called the Task Input Panel, type a subject for the task, and then press ENTER.

Task Input Panel

By default, the task will be assigned a due date and a start date that are based upon the flag's Set Quick Clicksetting. When you first install Outlook, this setting is configured as Today.

If you create a task and change the flag to another Due date choice, any future tasks that you enter in the To-Do Bar will use the new setting. You can always override the choice that is displayed and pick another option. However, when you restart Outlook, the first task entered will default to the Set Quick Click flag setting.

 TIP   To change the default flag setting, right-click the flag column in any view, click Set Quick Click, and then choose the flag setting that you want. The options include No Date. Choosing the No Date flag makes the item appear in the No Date group in the To-Do Bar.

 NOTE   You have now entered enough information to create a task. The following steps are optional, but will help you better manage your tasks in Outlook.

  1. Continue with the following steps to customize your task by double-clicking the task in the To-Do Bar.
  2. If you want, set the Start date and the Due date for the task.

If you specify a Start date, the Due date field is automatically set for the same day. You can change the Due date to a date that you want.

  1. If you want to make the task recur, on the Task tab, in the Options group, click Recurrence.
  2. In the Task Recurrence dialog box, click the frequency (Daily, Weekly, Monthly or Yearly) with which the task should recur, and then do one of the following:
    • Make the task recur at regular intervals     In the Recurrence pattern section, select the options for the frequency interval that you want. Do not select Regenerate new taskor the task will not recur at regular intervals.
    • Make the task recur based on completion date     Select Regenerate new task, and in the box, type the amount of time after which a new task must be generated.

Each time you mark the task complete, a new task will be created based upon your selections.

 TIP   This is your best choice when you do not want the next reminder for a task to appear until the previous one is marked complete. If you do not mark the item complete, the next reminder will never appear. For example, if you have a reminder to pay your utility bill on the 15th of each month and you do not mark the occurrence on April 15th as complete, in May you will still see the April 15th task. Once you mark the April 15th task complete, the May 15th occurrence of the task will appear.

  1. Click OK to close the Task Recurrence dialog box.
  2. If you want to add a reminder, select the Reminder check box to turn on a reminder alert. Enter the date and time you want for the reminder.
  3. You can specify a custom sound to be played with your reminder. Click Button Image, click Browse, select the sound file to play, click Open, and then click OK. This changes the reminder sound only for this task.
  4. If you want to track your progress on this task, in the Status, Priority, and % Complete boxes type or select the options you want.

The Status and % Complete fields are dependent on each other. By changing the value in one field, the value in the other field changes accordingly.

STATUS% COMPLETE
Not Started 0
In Progress 1-99
Completed 100
Waiting on someone else    0-100
Deferred 0-100
  1. If you want to assign a color category to your task, on the Task tab, in the Options group, click Categorize, and then click one of the entries from the menu. For more color categories, click All Categories.

The first time you use a color category, you will be prompted to provide a name that is more meaningful to you. You can create custom color categories, associate custom colors with color categories, and assign shortcut keys. Click OK to return to the Task window.

 TIP   Changed your mind about a color category assignment? Right-click the color or namef the color category, and then click Clear Name of Category or Clear All Categories.

  1. If your task involves a person or organization in your Contacts, you can create a quick link to the contact, by clicking Contacts at the bottom of the window, and then selecting an entry. Click OK to close the Select Contacts dialog box.
  2. If you do not want other people to see a shared task entry, on the Task tab, in the Options group, clickPrivate.
  3. If you want to enter mileage, work hours, and other billing information, on the Task tab, in the Show group, click Details. Type the information in the Total work, Actual work, Mileage, and Billing information text boxes.
  4. On the Task tab, in the Save group, click Save and Close.

 TIP   To move a task up or down on the list, click and drag the item to the position that you want. As you drag the task, a red line with arrows indicates where the task will be placed when you release the mouse button.

Top of Page TOP OF PAGE

Create a task in the Daily Task List in Calendar

The Daily Task List appears only in the Outlook Calendar day and week views. To toggle the Daily Task List on or off, in Calendar, click View, point to Daily Task List, and then click Normal, Minimized, or Off.

Daily Task List

To display only the total number of tasks, do one of the following:

  • In Calendar, click View, point to Daily Task List, and then click Minimized.
  • Point to the top edge of the Daily Task List. When the pointer becomes a Size handle icon, drag the edge to the bottom of the window.

 TIP   To create new tasks in the Daily Task List, you must use the Normal Daily Task List setting.

  1. In the Daily Task List, as your pointer hovers, Click to add task is displayed.
  2. Click any blank space beneath a day column.
  3. Type a subject for the task, and then press ENTER.

By default, the task will be assigned a Start date and Due date of the day in the column above the Daily Task List. To change the Start date or Due date of the task, drag the created task to the day that the task is due. Instead of dragging the task, you can open the task and then change the start and due dates. To do so, you can right-click the task, and then click Open, or select the item, press ESC, and then press ENTER.

  1. If you want to make the task recur, on the Task tab, in the Options group, click Recurrence.
  2. In the Task Recurrence dialog box, click the frequency (Daily, Weekly, Monthly or Yearly) with which the task should recur, and then do one of the following:
    • Make the task recur at regular intervals     In the Recurrence pattern section, select the options for the frequency interval that you want. Do not select Regenerate new taskor the task will not recur at regular intervals.
    • Make the task recur based on completion date     Select Regenerate new task, and in the box, type the amount of time after which a new task must be generated.

Each time you mark the task complete, a new task will be created based upon your selections.

 TIP   This is your best choice when you do not want the next reminder for a task to appear until the previous one is marked complete. If you do not mark the item complete, the next reminder will never appear. For example, if you have a reminder to pay your utility bill on the 15th of each month and you do not mark the occurrence on April 15th as complete, in May you will still see the April 15th task. Once you mark the April 15th task complete, the May 15th occurrence of the task will appear.

  1. Click OK to close the Task Recurrence dialog box.
  2. If you want to add a reminder, select the Reminder check box to turn on a reminder alert. Enter the date and time you want for the reminder.
  3. You can specify a custom sound to be played with your reminder. Click Button Image, click Browse, select the sound file to play, click Open, and then click OK. This changes the reminder sound only for this task.
  4. If you want to track your progress on this task, in the Status, Priority, and % Complete boxes type or select the options you want.

The Status and % Complete fields are dependent on each other. By changing the value in one field, the value in the other field changes accordingly.

STATUS% COMPLETE
Not Started 0
In Progress 1-99
Completed 100
Waiting on someone else    0-100
Deferred 0-100
  1. If you want to assign a color category to your task, on the Task tab, in the Options group, click Categorize, and then click one of the entries from the menu. For more color categories, click All Categories.

The first time you use a color category, you will be prompted to provide a name that is more meaningful to you. You can create custom color categories, associate custom colors with color categories, and assign shortcut keys. Click OK to return to the Task window.

 TIP   Changed your mind about a color category assignment? Right-click the color or name of the color category, and then click Clear Name of Category or Clear All Categories.

  1. If your task involves a person or organization in your Contacts, you can create a quick link to the contact, by clicking Contacts at the bottom of the window, and then selecting an entry. Click OK to close the Select Contacts dialog box.
  2. If you do not want other people to see a shared task entry, on the Task tab, in the Options group, clickPrivate.
  3. If you want to enter mileage, work hours, and other billing information, on the Task tab, in the Show group, click Details. Type the information in the Total work, Actual work, Mileage, and Billing information text boxes.
  4. On the Task tab, in the Save group, click Save and Close.

 TIP   To move a task up or down on the list, click and drag the item to the position that you want. As you drag the task, a red line with arrows indicates where the task will be placed when you release the mouse button.

  
نویسنده : حسین ; ساعت ۸:٠٢ ‎ب.ظ روز ۱۳٩۱/٦/٢٦


How to Manage Time by Prioritizing Daily Tasks

Prioritizing daily tasks is key to successful time management. When you prioritize, you make sure you accomplish the most important tasks first. Make time management a habit — your stress level (andyour boss's!) will thank you. Follow this proces

:

  1. Start with a master list.

    Write down every single task, both mundane and critical, that you need to accomplish. Don't rank the items at this point.

    Be sure to include routine duties. Neglecting to schedule the humdrum to-do items can topple your well-intentioned time-block schedule.

  2. Determine the top priority A-level tasks — things that will lead to significant consequences if not done today.

    1. Focusing on consequences creates an urgency factor so you can better use your time. If you have a scheduled presentation today, that task definitely hits the A-list.

    2. Categorize the rest of the tasks.

      Use these categories:

      1. B-level tasks: Activities that may have a mildly negative consequence if not completed today

      2. C-level tasks: Activities that have no penalty if not completed today

      3. D-level tasks: D is for delegate. These are actions that someone else can take on

      4. E-level tasks: Tasks that could be eliminated. Don't even bother writing an E next to them — just mark them out completely.

      • Rank the tasks within each category.

      If your list has six A items, four B items, three C items, and two D items, your six A tasks obviously move to the top of the list, but now you have to prioritize these six items in order: A-1, A-2, A-3, and so forth.

      What about the D items? They're ripe for being delegated to someone else! Consider the 85/10/5rule: You tend to invest 85 percent of your time doing tasks that anyone else could do, 10 percent of your time to actions that some people could handle, and just 5 percent of your energy goes to work that only you can accomplish. Home in on the critical 5 percent and recognize the remaining tasks that are easiest to delegate.

    3.  

      • Repeat this process each day.

       

      Some of the Bs will move up, but others will stay in the B category. Some of the Cs may leapfrog the Bs and become the highest priority As.

.

  
نویسنده : حسین ; ساعت ٧:٤٤ ‎ب.ظ روز ۱۳٩۱/٦/٢٦


راهکارهایی برای اینکه کارها را سر وقت انجام دهید...

مدیریت زمان از جمله مفاهیم تازه اما بسیار مهمی است که این روزها سخن از آن بسیار است. اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم و قدر وقت طلای خود را بدانیم تا فرصت های طلایی زندگی مان را از دست ندهیم، مساله ای بسیار پراهمیت است.

به گزارش بانکی دات آی آر، راه های گوناگونی برای قدرشناسی زمان وجود دارد که یکی از آنها انجام هر کار در وقت و زمان خود است. اگر ما هر کاری را به موقع انجام دهیم، به نوعی قدر فرصت های طلایی خود را دانسته ایم.

در این گزارش از مهارت های ساده اما مهمی برای شما می گوییم که با استفاده از آنها می توانید هر کاری را در زمان خودش انجام دهید.

1. به مدت یک هفته همه افکار، اندیشه ها و فعالیت های خود را روی کاغذ بیاورید. انجام این کار به شما کمک می کند تا درکی از آنچه می توانید در طول یک روز انجام دهید داشته باشید. همچنین می توانید وقت های تلف شده خود در یک هفته را محاسبه کنید. به این ترتیب و با شناسایی اوقات مفید و تلف شده به زندگی خود سر و سامانی می دهید و بهتر می توانید کارها را سر موقع خودشان انجام دهید.

2. برای اینکه از وقت خود بهتر استفاده کنید و مطمئن شوید که کارتان را سر وقت انجام خواهید داد، در برنامه ریزی های خود به جای اینکه به عنوان مثال دو ساعت برای انجام کاری وقت در نظر بگیرید، ساعت شروع و پایان آن را تعیین کنید.

3. 30 دقیقه ابتدایی روز را به برنامه ریزی اختصاص دهید و در طول این زمان کوتاه به هیچ چیز جز برنامه ریزی برای روز فکر نکنید. تا کار برنامه ریزی به پایان نرسیده، آن را رها نکنید. با این روش برنامه مدونی برای روز خواهید داشت.

4. پیش از انجام هر کاری، 5 دقیقه زمان بگذارید و به این فکر کنید که چه نتیجه ای قرار است از این کار بگیرید. به این ترتیب وقت اضافه ای را صرف کارهای گوناگون نمی کنید و هر کاری سر موقع خود انجام خواهد شد.

5. روی یک کاغذ با خط خوانا عبارت "وقت را تلف نکن" را بنویسید و آن را جایی قرار دهید که دائم جلوی چشم تان باشد تا سرانجام ملکه ذهنتان شود. هرچه وقت تلف کردن در زندگی تان کمتر باشد، کارها بهتر پیش می رود.

6. نسبت به تلفن، ایمیل، شبکه های اجتماعی و ... خویشتن داری بیشتری به خرج دهید. برای استفاده از این امکانات، به ویژه فناوری های نوین، زمان مشخصی تعیین کنید تا بتوانید به کارهای دیگر هم برسید، چون ممکن است از کار و زندگی بیفتید!

7. در پایان به یاد داشته باشید که اگر به 80 درصد از اهداف تان برسید، بدین معناست که روز مفیدی را سپری کردید و باید از این موضوع خوشخال باشید.


  
نویسنده : حسین ; ساعت ٦:٥٥ ‎ب.ظ روز ۱۳٩۱/٦/٢٦


مدیریت بر خود

خودتان را مدیریت نمائید، نه زمان را !

خودتان را مدیریت کنید نه زمان را
با نزدیک شدن تعطیلات آخر هر هفته، بسیاری از مردم از جمله شما، ممکن است خود را در حال عجله برای انجام حجم بالایی از کارها در مدت زمانی کمی دیده باشید. در عین حالی که احساس میکنید هیچ کاری هم انجام ندادهاید.

ادامه مطلب   
نویسنده : حسین ; ساعت ۱:٤٦ ‎ب.ظ روز ۱۳۸٧/۸/۱٦


جلوتر از زمان حرکت کنید

جلوتر از زمان حرکت کنید

 

این مقاله فنون مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می‌دهد. تعیین اهداف کاری و شخصی، تحلیل عوامل اتلاف وقت، کاهش وقفه‌ها و ایجاد تمرکز، کار با برگه‌ها و اسناد، بایگانی مدارک، محیط کار مناسب، کنترل زمان تلفن و واگذاری یا تفویض بخشی از مسئولیت‌ها و اختیارات رئوس مطالب این مقاله را تشکیل می‌دهند.

 


1- مقدمه

 

آیا تا به حال احساس نکرده‌اید مانند خرگوش سفید در داستان آلیس در سرزمین عجایب هستید؟ ... همیشه در عجله‌اید اما هرگز به آنچه که می‌خواهید نمی‌رسید. آیا شما هم ساعات طولانی کار می‌کنید ولی همیشه این حس را دارید که اهدافتان در حال گریز هستند؟

 

وقتی حمایت از کارکنان کاهش می‌یابد فشار کار هجوم می‌آورد و آنها مجبور می‌شوند سخت‌تر، طولانی‌تر و سریع‌تر کار کنند. مدیریت زمان و رویه واگذاری بخشی از وظایف کاری به همکاران، دیگر یک موضوع تجملی نیست. این مهارت‌های اساسی ابقاء شده‌اند. افزایش معلومات و تجربیات و استفاده از روش‌های مدیریت زمان باعث افزایش کارآیی و پیشرفت سریع و مستمر در محل کار می‌شود.

 

2- تعیین اهداف

 

قبل از این که بخواهید جزئیات مدیریت زمان را مشخص نمایید، می‌بایست به یک چشم‌انداز گسترده نگاه کنید. پایه و اساس کار داشتن یک شناخت صحیح از اهداف و اولویت‌هاست. سپس به جای آشفتگی و تغییر مسیرهایی که باعث می‌گردد از موضوع اصلی منحرف و در نتیجه ناامید شوید می‌توانید فعالیت‌های روزانه را برای پیشبرد اهداف تنظیم کنید. وقتی اهداف را مشخص می‌کنید ویژگی‌های زیر را در نظر داشته باشید:

 

 اهداف باید مشخص، قابل اندازه گیری، دستیابی و زمان‌بندی باشند.

· اهدافی را مد نظر قرار دهید که شما را در حد اعلای انگیزه‌دهی قرار می‌دهد و امکان بروز قابلیت‌هایتان را فراهم می‌سازد.

· ضروری است که از ابتدا با حس دستیابی به موفقیت شروع به فعالیت کنید و این امر تنها با تعیین اهداف در حیطه منابع، بودجه، چارچوب زمانی و محدودیت‌های سازمانی امکان پذیر است. هنگامی که اهداف کاری را مشخص کردید آنها را در مقوله‌های ذیل سازماندهی کنید

· اهداف بلند مدت (شش ماه تا یک سال(

· اهداف میان مدت (یک تا شش ماه(

·اهداف کوتاه مدت (روزانه، هفتگی، ماهانه(

سه هدف اصلی را در هر مقوله به ترتیب اهمیت بنویسید.

 

 

برگه اهداف را در دسترس بگذارید و در آغاز و پایان هر روز کاری به آن مراجعه کنید.

 

آیا وظایفی که به آنها معطوف شده‌اید در راستای اهداف توضیح داده شده است؟

 

آیا کمک می‌کنند که به اولویت‌هایتان برسید و آنها را کامل کنید؟

 

همیشه کارهای اداری اضافی و غیرقابل پیش بینی که به طور خودکار سر می‌رسند وجود دارند. اما قسمت عمده روز کاری (در حدود ۸۰ درصد) باید به فعالیت‌هایی که مربوط به اهداف است، اختصاص پیدا کند.

 

 

اگر می‌بینید بخش عمده‌ای از وقتتان صرف کارهایی می‌شود که در رسیدن به اولویت‌ها کمک نمی‌کند یک ارزیابی مجدد و جدی ضروری است.

 

به عقب برگردید و عواملی را که باعث اتلاف وقت می‌شود شناسایی کنید.

 

راه‌هایی را جستجو نمایید که این مزاحمت‌ها را از بین می‌برد و تلاش نمایید تا کارها را به صورت مناسب بین نیروهای کاری تقسیم کنید.

 

3-  تحلیل عوامل اتلاف وقت

 

اغلب اوقات اتلاف کننده‌های وقت، روز ما را به هم می‌ریزند و مانع از این می‌شوند که ما روی اهدافمان تمرکز کنیم.

 

 در حالی که با ناامیدی احساس می‌نمایید در زمان گیر افتاده‌اید با یک یا چند تغییر ساده می‌توانید عوامل اتلاف وقت را از بین ببرید.

 

 برای مدتی درنگ نموده و آنچه را که مهم‌ترین استفاده از وقت‌تان به حساب می‌آید، بررسی کنید. سپس عامل ویژه‌ای را که ممکن است در این استفاده ترجیحی از وقت دخالت کند، مشخص سازید.

 

 

مهمترین عوامل اتلاف وقت

 

  • جلسات غیر ضروری

     

  • میز یا محدوده کار نابسامان

     

  • تلفن‌های غیرضروری

     

  • صرف وقت زیاد برای پاسخگویی به نامه‌ها

     

  • دسته بندی اوراق بیش از یک بار در روز و صرف زمان طولانی برای سازماندهی آنها

     

  • مشکل داشتن با تکنولوژی(اختلال در کار کامپیوترها)

     

  • صرف وقت زیاد در ترسیم برنامه‌های کاری برای دیگران

     

  • اختصاص زمان طولانی به برنامه ریزی

     

  • اختصاص زمان طولانی به تحلیل اشتباهات

     

  • اختصاص زمان طولانی به پروژه مستندسازی

     

  • تلاش بیهوده برای جلب توجه دیگران به کارهای انجام شده

     

  • انجام کارهایی که می‌توان به دیگران محول نمود.

     

  • انجام کار بدون بازده در اوج خستگی

     

  • تغییر برنامه زمان بندی سفرها

     

  • تغییر اولویت‌ها به خاطر تغییر مدیریت‌ها

     

 لیست عوامل اتلاف وقت را بررسی و مواردی را که با آن مواجه هستید، علامت بزنید. سپس مهم ترین آنها را از ۱ تا ۵ شماره گذاری کنید. شماره ۵ نامناسب ترین وضعیت است.

 

شاید انرژی و حواس شما صرف جلسات غیرضروری و کارهای اداری بی‌پایان می‌شود.؟

 

جلساتی را که باید در آن شرکت کنید، بررسی نمایید. بدون این فرض خودکار که حضورتان در جلسات مورد نیاز است، از مسئولان درباره نقشتان در جلسات سئوال کنید  خواهید دید که اغلب اوقات حضورتان ضروری نیست.

 

هم چنین بپرسید آیا امکانش هست جلسات را بعدازظهرها برگزار کنند تا صبح‌ها را برای کاری که فکر خلاق می‌خواهد، کنار بگذارید.

 

به عنوان یک شرکت کننده فعال در جلسات دستور و اهداف جلسه را خواستار شوید.

 

ممکن است بخش عمده‌ای از وقت تان صرف خواندن و پاسخ دادن به نامه ها (به خصوص نامه‌های الکترونیکی) شود. از همکارانتان درخواست کنید که رونوشت همه نامه‌ها را برایتان ارسال نکنند، مگر آن که اطلاعات آنها مستقیماً مربوط به شما باشد.

 

هم چنین به آنها بگویید به نامه‌ای پاسخ نمی‌دهید مگر این که واقعاً نیاز به پاسخ داشته باشد.

 

پیشنهاد کنید فرستنده‌های نامه‌ها بیشتر از جزئیات، روی محتوا و چارچوب زمانی برای پاسخگویی تمرکز نمایند و مهم‌تر از همه این که قاعده‌ای برای بررسی نامه‌ها بگذارید.

 

به عنوان مثال بیشتر از یک بار در روز سراغ نامه‌ها نروید البته در برخی مواقع این امر امکان پذیر نیست. اما این اصل را تعیین کنید تا مطمئن شوید که فرایند افکارتان دائماً با مانع مواجه نمی‌شود. گاهی اوقات ساده‌ترین تغییرات یک اثر عمیق دارد.

 

 

کاهش وقفه‌ها و نگهداری تمرکز با اجرای چند اصل ساده

 

 

 

  • تمام تماس‌های تلفنی انجام شده را مرور کنید و برای پاسخگویی به آنها وقت مشخصی اختصاص دهید.

     

  • افراد را تشویق کنید که مسئله کاری خود را از طریق پست صوتی یا پست الکترونیکی با شما در میان بگذارند.

     

  • پیام‌های کتبی و الکترونیکی را در یک محدوده زمانی مشخص بررسی کنید.

     

  • از افراد بخواهید که نامه‌های الکترونیکی غیر ضروری را برای شما نفرستند.

     

  • هر روز را با ملاقات کوتاه همکاران آغاز نمایید. سپس یک دوره کاری بدون وقفه داشته باشید و به افراد بگویید چه موقع در دسترس خواهید بود.

     

  • در مکالمه‌ها با سماجت به مطالب اصلی بپردازید.  

     

  • به عنوان مثال با گفتن این عبارات «آنچه را که باید درباره آن بحث کنیم این نکته است یا یک مورد دیگر قبل از این که شما بروید که نشان می‌دهد شما می‌خواهید گفتگو را تمام کنید.

     

<!--[if !supportLists]-->· افراد پرگو را با گفتن این عبارت متوقف کنید: «من چه کاری می‌توانم برای شما انجام دهم؟
یک شوخی کوچک را تجربه کنید: وقتی شخصی می‌گوید امکان دارد یک دقیقه وقتتان را بگیرم؟ بگویید حتماً و با خنده زمان‌سنج را برای اندازه گیری یک دقیقه تنظیم کنید.

 

<!--[endif]-->

  • از بهمن کاغذ فرار کنید.

     

 

 

برگه‌ها و اسناد

 

 

بسیاری از اوقات اوراقی که دور و بر ماست مانع تمرکز بر روی اولویت‌ها می‌شود.

 

هیچ قاعده کلی برای این که چگونه اوراق را مدیریت کنیم، وجود ندارد. این موضوع بستگی به روش خود فرد دارد. بعضی از افراد اگر به وسیله مقدار زیادی از مواد خواندنی محاصره شوند احساس راحتی می‌کنند در حالی که افرادی هم هستند که تنها یک میز خلوت زمینه ساز افکار واضح آنها می‌شود. مهم است که از تمایل و سطح رضایت خود آگاه شوید و یک سیستم را برای سازماندهی اوراق توسعه دهید.

 

البته اگر وقت ارزشمندی را در جستجوی اسناد هدر می‌دهید و مجبورید بارها و بارها اوراق را تفحص کنید، اتخاذ یک روش جدید مورد نیاز است.

 

این رویه را امتحان کنید: اگر تعیین محل سند بیش از ۳۰ ثانیه طول کشید، باید سیستم را تغییر دهید.

 

به جای آن که اجازه دهید کارهای عقب افتاده اداری باعث ترافیک روی میزتان شود، هر قطعه کاغذ را ارزیابی کنید و مشخص نمایید که آیا باید آن را کنار بگذارید، از آن استفاده نمایید و یا فوراً آن را بایگانی کنید.

 

 کم‌توجهی به سیستم بایگانی مدارک می‌تواند شما را گرفتار سازد.

 

اگرچه ممکن است شما برای بایگانی و دسترسی به مدارک به کارمندان اجرایی تکیه کنید، اما بهتر است یک سیستم مخصوص به خودتان داشته باشید. در این صورت اگر یکی از همکاران در دسترس نباشد، خود را در پیدا کردن سندی که به آن نیاز فوری دارید، ناکام نمی‌بینید.

 

ضمناً همکارانتان را هم تشویق کنید که از یک رویه سیستماتیک برای تسهیل دسترسی و اجتناب از اتلاف وقت در جستجو برای بایگانی استفاده نمایند.

 

 

چند نکته برای بایگانی مدارک

 

 

 

 اوراق را قبل از بایگانی کردن تاریخ بگذارید.

 

  • کاغذهای توده شده را بررسی نمایید، مواردی را که نیاز ندارید کنار بگذارید و مدارک اساسی‌تر را جایگزین آنها سازید.

     

  • پاکت نامه‌های باز نشده را که در رابطه با کار شما نیست دور بریزید مگر این که نشانی پستی آن مشخص باشد.

     

  • مدارک امور جاری را در قسمت جلوی قفسه پرونده‌ها بگذارید.

     

  • پرونده‌ها را درون هر مقوله به صورت الفبایی مرتب کنید.

     

  • ۱۰ سانتیمتر از فضای هر قفسه را خالی بگذارید. به قدری که به اوراق آسان تر دسترسی داشته باشید.

     

  • بر روی قفسه‌ها برچسب بزنید.

     

  • پرونده کارهای در دست اقدام را نزدیک میزتان بگذارید.

     

  • هر گاه یک کاغذ از پرونده‌ها بر می‌دارید روی آن یک علامت بگذارید تا بدانید که برگه بعداً باید بایگانی شود و یا از بین برود.

     

  • یک فهرست از پرونده‌ها تهیه نمایید.

     

4- محیط کار مناسب

 

ممکن است ناگهان دریابید که توانایی‌هایتان در انجام وظایف کاهش یافته است و بعد از چند ساعتی که از زمان شروع کار می‌گذرد سردرد می‌گیرید. به محیط کار خود دقت نمایید. شاید وسایلی که با آن سر و کار دارید در وضعیت مناسبی نیست. به عنوان مثال نمایشگر رایانه هم سطح چشمتان نیست و...

 

برای ترویج خلاقیت و بهره‌وری یک محیط راحت و سالم ضروری است.

 

محل کارتان را بررسی کنید تا دریابید چگونه ممکن است سطح توان جسمی و ذهنی شما را در خود حل کند. وقتی که همزمان در حال کار با سند چاپی و رایانه هستید از یک نگهدارنده سند استفاده کنید.

 

 از خم کردن مچ دست به هنگام کار با رایانه و طبیعتاً ضایعات ناشی از آن خودداری نمایید.

 

 صفحه کلید را روی یک سطح که در زیر میز به صورت کشویی حرکت می‌کند قرار دهید. صندلی و پشتی آن باید راحت باشد و تحمل وزن و حرکات شما را داشته باشد.

 

 ترجیحاً از یک زیرپایی استفاده کنید.

 

 این مسائل بسیار ساده هستند، اما متعجب می‌شوید اگر ببینید و بشنوید چگونه افرادی که می‌توانند پروژه‌های ذهنی شگفت‌انگیز اجرا کنند از اصول ابتدایی راحتی و آرامش غافلند.

 

5-  کنترل زمان تلفن

 

قبل از تماس تلفنی این سؤالات را از خودتان بپرسید:

 

من به چه اطلاعاتی نیاز دارم؟

 

آیا این تماس سریع‌ترین راه دسترسی به اطلاعات است؟

 

آیا یک نامه الکترونیکی موثرتر نیست؟

 

چگونه می‌توانم این گفت وگو را کوتاه نگه دارم و به محور بحث اشاره کنم بدون این که صحبت‌ها بدساخت و ابتدایی به نظر بیاید؟

 

برای این که یک تماس تلفنی مؤثر باشد یک فهرست اولویت بندی شده از مواردی که باید درباره آن بحث کنید تهیه نمایید.

 

هر مطلبی را که فکر می‌کنید در طول مکالمه به آن مراجعه خواهید کرد در دسترس بگذارید.

 

گفت وگو را با لحن ایجاز و اختصار شروع کنید. به عنوان مثال: «من نمی‌خواهم زیاد وقت شما را بگیرم» یا «من می‌دانم که هر دوی ما خیلی گرفتار هستیم».

 

وقتی که نمی‌دانید مستقیماً با شخص مورد نظر صحبت خواهید کرد یا نه، برای گذاشتن پیام برنامه‌ریزی کنید.

 

قبل از گذاشتن پیام یک نفس عمیق بکشید، سپس به صورت فشرده صحبت کنید.

 

اگر شخصی که به او زنگ می‌زنید شما را نمی‌شناسد، ابتدا اسمتان را بگویید و اگر نام ساده‌ای نیست آن را هجی کنید، البته به آهستگی، تا شخصی که به پیام گوش می‌دهد بتواند آن را بنویسد. نام محل کارتان را هم بگویید. سپس مهم‌ترین مسئله را به طور سریع توضیح دهید. شماره تماس را دو بار ابتدا و انتهای مکالمه بگویید و اگر پاسخ نیازمند یک گفتگو است یادآوری نمایید که چه موقع در دسترس هستید.

 

6-  واگذاری بخشی از مسئولیت‌ها

 

بسیاری از افراد در صورت واگذاری کار به دیگران دچار آشفتگی می‌شوند.

 

 بدون محول نمودن بخشی از فعالیت‌ها به دیگران هرگز نمی‌توانید وقتتان را تحت فرمان داشته باشید.

 

این رویه اجازه می‌دهد روز کاری را با تأکید بر اولویت‌ها سپری نمایید.

 

 بدون اعتماد به دیگران در انجام کارها در جزئیات کم اهمیت غرق می‌شوید و قادر نخواهید بود انرژی و توانتان را به سمت اهداف هدایت کنید. چند مسئله اساسی وجود دارد که افراد را از اجرای این روش دور نگه می‌دارد. درباره موردی که مانع کار شماست فکر کنید:

 

  • مسئله اول: «هیچ کس وظایف را آن طوری که من انجام می‌دهم، انجام نمی‌دهد.» ممکن است این مسئله حقیقت داشته باشد که برخی از وظایف پیچیده‌تر را شما انجام می‌دهید، اما احتمالاً این حقیقت ندارد که همه فعالیت‌های شما در بالاترین حد پیچیدگی است. اگر غرورتان اجازه نمی‌دهد بپذیرید فرد دیگری می‌تواند امور محوله را بهتر انجام دهد، در نظر داشته باشید که ممکن است آن شخص وظایف را به قدر کافی رضایتبخش انجام دهد.

     

  • مسئله دوم: «هیچ کس مانند خود من این وظایف خاص را سریع انجام نمی‌دهد.» ممکن است این نکته هم حقیقت داشته باشد. اما اگر شخص دیگری می‌تواند وظایف را با توجه به فرجه زمانی تعیین شده به قدر کافی سریع انجام دهد و در روال جاری نگه دارد، پس می‌توانید بخشی از مسئولیت‌ها را به او بسپارید.

     

  • مسئله سوم: «اگر بنا باشد من مسئله‌ای را چند بار توضیح دهم، خودم آن را انجام می‌دهم حتی با سرعت بیشتر و بهتر». ممکن است اولین بار که می‌خواهید کاری را به شخص دیگری واگذار کنید، مجبور شوید آن را توضیح دهید. هم چنین امکان دارد مجبور شوید این کار را برای بار دوم، سوم و چهارم نیز تکرار نمایید. این رویه موقتی است و همکاران به تدریج کار را یاد می‌گیرند؛ تا حدی که نیاز به توضیح بیشتری نیست و شما هم در نهایت وقت خود را ذخیره می‌کنید.

     

 

با تقسیم بندی فعالیت‌ها در سه سطح می‌توانید یک روش کاری جدید در پیش بگیرید:

 

 

(1) وظایفی که مطمئن هستید فقط خودتان می‌توانید آنها را انجام دهید.

 

(2) وظایفی که ممکن است شخص دیگری قادر به انجام آن در سطح قابل قبولی باشد، حتی اگر شما در انجام آن سریع تر و بهتر هستید.

 

(3) وظایفی که یقیناً فرد دیگر به خوبی شما قادر به انجام آن هست.

 

 

با محول نمودن وظایف سطح ۳ شروع کنید. به تدریج می‌توانید شخصی را برای انجام کارهای سطح ۲ آموزش دهید. این کار باعث می‌شود وقت بیشتری داشته باشید و روی اولویت‌هایتان که وظایف سطح ۱ است تمرکز کنید.

 

 واگذاری مسئولیت‌ها را ضمن ارائه آموزش‌های ویژه انجام دهید. سطح واگذاری وظایف بستگی به قابلیت‌ها و تجربیات شخصی دارد که کار به او محول می‌شود. در کل صرف یک مقدار زمان بیشتر برای آموزش، وقت را برای تشریح مسائل و مرور بعدی آنها ذخیره خواهد کرد. مطمئن شوید شخصی که مسئولیت‌ها را به او می‌سپارید در مورد مسائل ذیل اطلاع کافی دارد:

 

<!--[if !supportLists]-->1. اهداف،

 

<!--[endif]-->

<!--[if !supportLists]-->2. اولویت‌ها،

 

<!--[endif]-->

<!--[if !supportLists]-->3. فرصت زمانی،

 

<!--[endif]-->

<!--[if !supportLists]-->4. اهمیت کارها

 

<!--[endif]-->

 

نحوه اطلاع یابی از منابع و افرادی که می‌توان در موقع نیاز به آنها مراجعه کرد.

 

به خاطر داشته باشید که انگیزه اصلی در واگذاری مسئولیت‌ها به دست آوردن نتیجه مطلوب است.

 

برای تقویت روحیه کاری، در محدوده‌های مشخص برای همکاران مسئولیت‌های جدید تعریف کنید و به منظور نشان دادن اعتماد به توانایی‌های ایشان، منابع و امکانات کافی برای انجام کار فراهم نمایید و یا توضیح دهید چگونه می‌توانند به آن منابع دسترسی پیدا کنند.

 

در مورد بازتاب‌ها و مسائل مربوط به کار سؤال کنید و صبور باشید. به کسی که مسئولیتی را واگذار نموده‌اید زمان کافی بدهید تا سرعت بگیرد.

 

صرف وقت کم در آموزش زیان‌های اساسی به همراه خواهد داشت.

 

گاهی اوقات محول نمودن مسئولیت یک ذخیره کننده فوری وقت است و گاهی یک سرمایه گذاری درازمدت است.

 

اما در نهایت صرف وقت بیشتر روی اولویت‌ها و اهداف، همیشه یک سرمایه گذاری ارزشمند است و اصول هدایتی ذکرشده پشتیبان شیوه‌های مدیریت زمان است.

 

 

 

 


  
نویسنده : حسین ; ساعت ۱٢:٤٤ ‎ب.ظ روز ۱۳۸٦/٥/۳٠


جلوتر از زمان حرکت کنید

جلوتر از زمان حرکت کنید

این مقاله فنون مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می‌دهد. تعیین اهداف کاری و شخصی، تحلیل عوامل اتلاف وقت، کاهش وقفه‌ها و ایجاد تمرکز، کار با برگه‌ها و اسناد، بایگانی مدارک، محیط کار مناسب، کنترل زمان تلفن و واگذاری یا تفویض بخشی از مسئولیت‌ها و اختیارات رئوس مطالب این مقاله را تشکیل می‌دهند.
کلیدواژه(ها) : مدیریت زمان

وقتی حمایت از کارکنان کاهش می‌یابد فشار کار هجوم می‌آورد و آنها مجبور می‌شوند سخت‌تر، طولانی‌تر و سریع‌تر کار کنند. مدیریت زمان و رویه واگذاری بخشی از وظایف کاری به همکاران، دیگر یک موضوع تجملی نیست. این مهارت‌های اساسی ابقاء شده‌اند. افزایش معلومات و تجربیات و استفاده از روش‌های مدیریت زمان باعث افزایش کارآیی و پیشرفت سریع و مستمر در محل کار می‌شود.

2- تعیین اهداف

قبل از این که بخواهید جزئیات مدیریت زمان را مشخص نمایید، می‌بایست به یک چشم‌انداز گسترده نگاه کنید. پایه و اساس کار داشتن یک شناخت صحیح از اهداف و اولویت‌هاست. سپس به جای آشفتگی و تغییر مسیرهایی که باعث می‌گردد از موضوع اصلی منحرف و در نتیجه ناامید شوید می‌توانید فعالیت‌های روزانه را برای پیشبرد اهداف تنظیم کنید. وقتی اهداف را مشخص می‌کنید ویژگی‌های زیر را در نظر داشته باشید:

  • اهداف باید مشخص، قابل اندازه گیری، دستیابی و زمان‌بندی باشند.
  • اهدافی را مد نظر قرار دهید که شما را در حد اعلای انگیزه‌دهی قرار می‌دهد و امکان بروز قابلیت‌هایتان را فراهم می‌سازد.

ضروری است که از ابتدا با حس دستیابی به موفقیت شروع به فعالیت کنید و این امر تنها با تعیین اهداف در حیطه منابع، بودجه، چارچوب زمانی و محدودیت‌های سازمانی امکان پذیر است. هنگامی که اهداف کاری را مشخص کردید آنها را در مقوله‌های ذیل سازماندهی کنید:

  • اهداف بلند مدت (شش ماه تا یک سال)
  • اهداف میان مدت (یک تا شش ماه)
  • اهداف کوتاه مدت (روزانه، هفتگی، ماهانه)

سه هدف اصلی را در هر مقوله به ترتیب اهمیت بنویسید. برگه اهداف را در دسترس بگذارید و در آغاز و پایان هر روز کاری به آن مراجعه کنید. آیا وظایفی که به آنها معطوف شده‌اید در راستای اهداف توضیح داده شده است؟ آیا کمک می‌کنند که به اولویت‌هایتان برسید و آنها را کامل کنید؟ همیشه کارهای اداری اضافی و غیرقابل پیش بینی که به طور خودکار سر می‌رسند وجود دارند. اما قسمت عمده روز کاری (در حدود ۸۰ درصد) باید به فعالیت‌هایی که مربوط به اهداف است، اختصاص پیدا کند.

اگر می‌بینید بخش عمده‌ای از وقتتان صرف کارهایی می‌شود که در رسیدن به اولویت‌ها کمک نمی‌کند یک ارزیابی مجدد و جدی ضروری است. به عقب برگردید و عواملی را که باعث اتلاف وقت می‌شود شناسایی کنید. راه‌هایی را جستجو نمایید که این مزاحمت‌ها را از بین می‌برد و تلاش نمایید تا کارها را به صورت مناسب بین نیروهای کاری تقسیم کنید.

3- تحلیل عوامل اتلاف وقت

اغلب اوقات اتلاف کننده‌های وقت، روز ما را به هم می‌ریزند و مانع از این می‌شوند که ما روی اهدافمان تمرکز کنیم. در حالی که با ناامیدی احساس می‌نمایید در زمان گیر افتاده‌اید با یک یا چند تغییر ساده می‌توانید عوامل اتلاف وقت را از بین ببرید. برای مدتی درنگ نموده و آنچه را که مهم‌ترین استفاده از وقت‌تان به حساب می‌آید، بررسی کنید. سپس عامل ویژه‌ای را که ممکن است در این استفاده ترجیحی از وقت دخالت کند، مشخص سازید.

3-1- مهمترین عوامل اتلاف وقت

  • جلسات غیر ضروری
  • میز یا محدوده کار نابسامان
  • تلفن‌های غیرضروری
  • صرف وقت زیاد برای پاسخگویی به نامه‌ها
  • دسته بندی اوراق بیش از یک بار در روز و صرف زمان طولانی برای سازماندهی آنها
  • مشکل داشتن با تکنولوژی(اختلال در کار کامپیوترها)
  • صرف وقت زیاد در ترسیم برنامه‌های کاری برای دیگران
  • اختصاص زمان طولانی به برنامه ریزی
  • اختصاص زمان طولانی به تحلیل اشتباهات
  • اختصاص زمان طولانی به پروژه مستندسازی
  • تلاش بیهوده برای جلب توجه دیگران به کارهای انجام شده
  • انجام کارهایی که می‌توان به دیگران محول نمود.
  • انجام کار بدون بازده در اوج خستگی
  • تغییر برنامه زمان بندی سفرها
  • تغییر اولویت‌ها به خاطر تغییر مدیریت‌ها

لیست عوامل اتلاف وقت را بررسی و مواردی را که با آن مواجه هستید، علامت بزنید. سپس مهم ترین آنها را از ۱ تا ۵ شماره گذاری کنید. شماره ۵ نامناسب ترین وضعیت است.

شاید انرژی و حواس شما صرف جلسات غیرضروری و کارهای اداری بی‌پایان می‌شود. جلساتی را که باید در آن شرکت کنید، بررسی نمایید. بدون این فرض خودکار که حضورتان در جلسات مورد نیاز است، از مسئولان درباره نقشتان در جلسات سئوال کنید. خواهید دید که اغلب اوقات حضورتان ضروری نیست. هم چنین بپرسید آیا امکانش هست جلسات را بعدازظهرها برگزار کنند تا صبح‌ها را برای کاری که فکر خلاق می‌خواهد، کنار بگذارید. به عنوان یک شرکت کننده فعال در جلسات دستور و اهداف جلسه را خواستار شوید.

ممکن است بخش عمده‌ای از وقت تان صرف خواندن و پاسخ دادن به نامه ها (به خصوص نامه‌های الکترونیکی) شود. از همکارانتان درخواست کنید که رونوشت همه نامه‌ها را برایتان ارسال نکنند، مگر آن که اطلاعات آنها مستقیماً مربوط به شما باشد. هم چنین به آنها بگویید به نامه‌ای پاسخ نمی‌دهید مگر این که واقعاً نیاز به پاسخ داشته باشد. پیشنهاد کنید فرستنده‌های نامه‌ها بیشتر از جزئیات، روی محتوا و چارچوب زمانی برای پاسخگویی تمرکز نمایند و مهم‌تر از همه این که قاعده‌ای برای بررسی نامه‌ها بگذارید. به عنوان مثال بیشتر از یک بار در روز سراغ نامه‌ها نروید. البته در برخی مواقع این امر امکان پذیر نیست. اما این اصل را تعیین کنید تا مطمئن شوید که فرایند افکارتان دائماً با مانع مواجه نمی‌شود. گاهی اوقات ساده‌ترین تغییرات یک اثر عمیق دارد.

3-2- کاهش وقفه‌ها و نگهداری تمرکز با اجرای چند اصل ساده

  • تمام تماس‌های تلفنی انجام شده را مرور کنید و برای پاسخگویی به آنها وقت مشخصی اختصاص دهید.
  • افراد را تشویق کنید که مسئله کاری خود را از طریق پست صوتی یا پست الکترونیکی با شما در میان بگذارند.
  • پیام‌های کتبی و الکترونیکی را در یک محدوده زمانی مشخص بررسی کنید.
  • از افراد بخواهید که نامه‌های الکترونیکی غیر ضروری را برای شما نفرستند.
  • هر روز را با ملاقات کوتاه همکاران آغاز نمایید. سپس یک دوره کاری بدون وقفه داشته باشید و به افراد بگویید چه موقع در دسترس خواهید بود.
  • در مکالمه‌ها با سماجت به مطالب اصلی بپردازید. به عنوان مثال با گفتن این عبارات «آنچه را که باید درباره آن بحث کنیم این نکته است» یا «یک مورد دیگر قبل از این که شما بروید» که نشان می‌دهد شما می‌خواهید گفتگو را تمام کنید.
افراد پرگو را با گفتن این عبارت متوقف کنید: «من چه کاری می‌توانم برای شما انجام دهم؟»
یک شوخی کوچک را تجربه کنید: وقتی شخصی می‌گوید امکان دارد یک دقیقه وقتتان را بگیرم؟ بگویید حتماً و با خنده زمان‌سنج را برای اندازه گیری یک دقیقه تنظیم کنید.
از بهمن کاغذ فرار کنید.

3-3- برگه‌ها و اسناد

بسیاری از اوقات اوراقی که دور و بر ماست مانع تمرکز بر روی اولویت‌ها می‌شود. هیچ قاعده کلی برای این که چگونه اوراق را مدیریت کنیم، وجود ندارد. این موضوع بستگی به روش خود فرد دارد. بعضی از افراد اگر به وسیله مقدار زیادی از مواد خواندنی محاصره شوند احساس راحتی می‌کنند در حالی که افرادی هم هستند که تنها یک میز خلوت زمینه ساز افکار واضح آنها می‌شود. مهم است که از تمایل و سطح رضایت خود آگاه شوید و یک سیستم را برای سازماندهی اوراق توسعه دهید.

البته اگر وقت ارزشمندی را در جستجوی اسناد هدر می‌دهید و مجبورید بارها و بارها اوراق را تفحص کنید، اتخاذ یک روش جدید مورد نیاز است. این رویه را امتحان کنید: اگر تعیین محل سند بیش از ۳۰ ثانیه طول کشید، باید سیستم را تغییر دهید. به جای آن که اجازه دهید کارهای عقب افتاده اداری باعث ترافیک روی میزتان شود، هر قطعه کاغذ را ارزیابی کنید و مشخص نمایید که آیا باید آن را کنار بگذارید، از آن استفاده نمایید و یا فوراً آن را بایگانی کنید.

کم‌توجهی به سیستم بایگانی مدارک می‌تواند شما را گرفتار سازد. اگرچه ممکن است شما برای بایگانی و دسترسی به مدارک به کارمندان اجرایی تکیه کنید، اما بهتر است یک سیستم مخصوص به خودتان داشته باشید. در این صورت اگر یکی از همکاران در دسترس نباشد، خود را در پیدا کردن سندی که به آن نیاز فوری دارید، ناکام نمی‌بینید. ضمناً همکارانتان را هم تشویق کنید که از یک رویه سیستماتیک برای تسهیل دسترسی و اجتناب از اتلاف وقت در جستجو برای بایگانی استفاده نمایند.

3-4- چند نکته برای بایگانی مدارک

  • اوراق را قبل از بایگانی کردن تاریخ بگذارید.
  • کاغذهای توده شده را بررسی نمایید، مواردی را که نیاز ندارید کنار بگذارید و مدارک اساسی‌تر را جایگزین آنها سازید.
  • پاکت نامه‌های باز نشده را که در رابطه با کار شما نیست دور بریزید مگر این که نشانی پستی آن مشخص باشد.
  • مدارک امور جاری را در قسمت جلوی قفسه پرونده‌ها بگذارید.
  • پرونده‌ها را درون هر مقوله به صورت الفبایی مرتب کنید.
  • ۱۰ سانتیمتر از فضای هر قفسه را خالی بگذارید. به قدری که به اوراق آسان تر دسترسی داشته باشید.
  • بر روی قفسه‌ها برچسب بزنید.
  • پرونده کارهای در دست اقدام را نزدیک میزتان بگذارید.
  • هر گاه یک کاغذ از پرونده‌ها بر می‌دارید روی آن یک علامت بگذارید تا بدانید که برگه بعداً باید بایگانی شود و یا از بین برود.
  • یک فهرست از پرونده‌ها تهیه نمایید.

4- محیط کار مناسب

ممکن است ناگهان دریابید که توانایی‌هایتان در انجام وظایف کاهش یافته است و بعد از چند ساعتی که از زمان شروع کار می‌گذرد سردرد می‌گیرید. به محیط کار خود دقت نمایید. شاید وسایلی که با آن سر و کار دارید در وضعیت مناسبی نیست. به عنوان مثال نمایشگر رایانه هم سطح چشمتان نیست و...

برای ترویج خلاقیت و بهره‌وری یک محیط راحت و سالم ضروری است. محل کارتان را بررسی کنید تا دریابید چگونه ممکن است سطح توان جسمی و ذهنی شما را در خود حل کند. وقتی که همزمان در حال کار با سند چاپی و رایانه هستید از یک نگهدارنده سند استفاده کنید. از خم کردن مچ دست به هنگام کار با رایانه و طبیعتاً ضایعات ناشی از آن خودداری نمایید. صفحه کلید را روی یک سطح که در زیر میز به صورت کشویی حرکت می‌کند قرار دهید. صندلی و پشتی آن باید راحت باشد و تحمل وزن و حرکات شما را داشته باشد. ترجیحاً از یک زیرپایی استفاده کنید. این مسائل بسیار ساده هستند، اما متعجب می‌شوید اگر ببینید و بشنوید چگونه افرادی که می‌توانند پروژه‌های ذهنی شگفت‌انگیز اجرا کنند از اصول ابتدایی راحتی و آرامش غافلند.

5- کنترل زمان تلفن

قبل از تماس تلفنی این سؤالات را از خودتان بپرسید:

  • من به چه اطلاعاتی نیاز دارم؟
  • آیا این تماس سریع‌ترین راه دسترسی به اطلاعات است؟
  • آیا یک نامه الکترونیکی موثرتر نیست؟
  • چگونه می‌توانم این گفت وگو را کوتاه نگه دارم و به محور بحث اشاره کنم بدون این که صحبت‌ها بدساخت و ابتدایی به نظر بیاید؟

برای این که یک تماس تلفنی مؤثر باشد یک فهرست اولویت بندی شده از مواردی که باید درباره آن بحث کنید تهیه نمایید. هر مطلبی را که فکر می‌کنید در طول مکالمه به آن مراجعه خواهید کرد در دسترس بگذارید. گفت وگو را با لحن ایجاز و اختصار شروع کنید. به عنوان مثال: «من نمی‌خواهم زیاد وقت شما را بگیرم» یا «من می‌دانم که هر دوی ما خیلی گرفتار هستیم».

وقتی که نمی‌دانید مستقیماً با شخص مورد نظر صحبت خواهید کرد یا نه، برای گذاشتن پیام برنامه‌ریزی کنید. قبل از گذاشتن پیام یک نفس عمیق بکشید، سپس به صورت فشرده صحبت کنید. اگر شخصی که به او زنگ می‌زنید شما را نمی‌شناسد، ابتدا اسمتان را بگویید و اگر نام ساده‌ای نیست آن را هجی کنید، البته به آهستگی، تا شخصی که به پیام گوش می‌دهد بتواند آن را بنویسد. نام محل کارتان را هم بگویید. سپس مهم‌ترین مسئله را به طور سریع توضیح دهید. شماره تماس را دو بار ابتدا و انتهای مکالمه بگویید و اگر پاسخ نیازمند یک گفتگو است یادآوری نمایید که چه موقع در دسترس هستید.

6- واگذاری بخشی از مسئولیت‌ها

بسیاری از افراد در صورت واگذاری کار به دیگران دچار آشفتگی می‌شوند. بدون محول نمودن بخشی از فعالیت‌ها به دیگران هرگز نمی‌توانید وقتتان را تحت فرمان داشته باشید. این رویه اجازه می‌دهد روز کاری را با تأکید بر اولویت‌ها سپری نمایید. بدون اعتماد به دیگران در انجام کارها در جزئیات کم اهمیت غرق می‌شوید و قادر نخواهید بود انرژی و توانتان را به سمت اهداف هدایت کنید. چند مسئله اساسی وجود دارد که افراد را از اجرای این روش دور نگه می‌دارد. درباره موردی که مانع کار شماست فکر کنید:

  • مسئله اول: «هیچ کس وظایف را آن طوری که من انجام می‌دهم، انجام نمی‌دهد.» ممکن است این مسئله حقیقت داشته باشد که برخی از وظایف پیچیده‌تر را شما انجام می‌دهید، اما احتمالاً این حقیقت ندارد که همه فعالیت‌های شما در بالاترین حد پیچیدگی است. اگر غرورتان اجازه نمی‌دهد بپذیرید فرد دیگری می‌تواند امور محوله را بهتر انجام دهد، در نظر داشته باشید که ممکن است آن شخص وظایف را به قدر کافی رضایتبخش انجام دهد.
  • مسئله دوم: «هیچ کس مانند خود من این وظایف خاص را سریع انجام نمی‌دهد.» ممکن است این نکته هم حقیقت داشته باشد. اما اگر شخص دیگری می‌تواند وظایف را با توجه به فرجه زمانی تعیین شده به قدر کافی سریع انجام دهد و در روال جاری نگه دارد، پس می‌توانید بخشی از مسئولیت‌ها را به او بسپارید.
  • مسئله سوم: «اگر بنا باشد من مسئله‌ای را چند بار توضیح دهم، خودم آن را انجام می‌دهم حتی با سرعت بیشتر و بهتر». ممکن است اولین بار که می‌خواهید کاری را به شخص دیگری واگذار کنید، مجبور شوید آن را توضیح دهید. هم چنین امکان دارد مجبور شوید این کار را برای بار دوم، سوم و چهارم نیز تکرار نمایید. این رویه موقتی است و همکاران به تدریج کار را یاد می‌گیرند؛ تا حدی که نیاز به توضیح بیشتری نیست و شما هم در نهایت وقت خود را ذخیره می‌کنید.

با تقسیم بندی فعالیت‌ها در سه سطح می‌توانید یک روش کاری جدید در پیش بگیرید:

(1) وظایفی که مطمئن هستید فقط خودتان می‌توانید آنها را انجام دهید.
(2) وظایفی که ممکن است شخص دیگری قادر به انجام آن در سطح قابل قبولی باشد، حتی اگر شما در انجام آن سریع تر و بهتر هستید.
(3) وظایفی که یقیناً فرد دیگر به خوبی شما قادر به انجام آن هست.

با محول نمودن وظایف سطح ۳ شروع کنید. به تدریج می‌توانید شخصی را برای انجام کارهای سطح ۲ آموزش دهید. این کار باعث می‌شود وقت بیشتری داشته باشید و روی اولویت‌هایتان که وظایف سطح ۱ است تمرکز کنید. واگذاری مسئولیت‌ها را ضمن ارائه آموزش‌های ویژه انجام دهید. سطح واگذاری وظایف بستگی به قابلیت‌ها و تجربیات شخصی دارد که کار به او محول می‌شود. در کل صرف یک مقدار زمان بیشتر برای آموزش، وقت را برای تشریح مسائل و مرور بعدی آنها ذخیره خواهد کرد. مطمئن شوید شخصی که مسئولیت‌ها را به او می‌سپارید در مورد مسائل ذیل اطلاع کافی دارد:

  • اهداف،
  •   اولویت
  •  فرصت زمانی
  •  اهمیت کارها
  • نحوه اطلاع یابی از منابع و افرادی که می‌توان در موقع نیاز به آنها مراجعه کرد.

به خاطر داشته باشید که انگیزه اصلی در واگذاری مسئولیت‌ها به دست آوردن نتیجه مطلوب است. برای تقویت روحیه کاری، در محدوده‌های مشخص برای همکاران مسئولیت‌های جدید تعریف کنید و به منظور نشان دادن اعتماد به توانایی‌های ایشان، منابع و امکانات کافی برای انجام کار فراهم نمایید و یا توضیح دهید چگونه می‌توانند به آن منابع دسترسی پیدا کنند. در مورد بازتاب‌ها و مسائل مربوط به کار سؤال کنید و صبور باشید. به کسی که مسئولیتی را واگذار نموده‌اید زمان کافی بدهید تا سرعت بگیرد.

صرف وقت کم در آموزش زیان‌های اساسی به همراه خواهد داشت. گاهی اوقات محول نمودن مسئولیت یک ذخیره کننده فوری وقت است و گاهی یک سرمایه گذاری درازمدت است. اما در نهایت صرف وقت بیشتر روی اولویت‌ها و اهداف، همیشه یک سرمایه گذاری ارزشمند است و اصول هدایتی ذکرشده پشتیبان شیوه‌های مدیریت زمان است.

آیا تا به حال احساس نکرده‌اید مانند خرگوش سفید در داستان آلیس در سرزمین عجایب هستید؟ ... همیشه در عجله‌اید اما هرگز به آنچه که می‌خواهید نمی‌رسید. آیا شما هم ساعات طولانی کار می‌کنید ولی همیشه این حس را دارید که اهدافتان در حال گریز هستند؟

  
نویسنده : حسین ; ساعت ۱٢:٢٢ ‎ب.ظ روز ۱۳۸٤/٩/۱٢


مدیریت زمان


مدیریت زمان

1- مقدمه

راه‌های مختلفی برای بیان درک ما از زمان وجود دارد. برای قرنها مردم از حرکت ماه، ساعت آفتابی، اذان،‌ زنگ کلیسا برای تنظیم برنامه‌ زمانی روزانه خود استفاده کردند تا اینکه در قرن دوازدهم راهبان کاتولیک ساعت‌هایی را برای تنظیم فعالیت‌های خود ساختند.

در طول تاریخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و این توجه در این دوران نیز وجود دارد و عباراتی مانند «وقت طلاست» گویای این توجه است. جوامع امروزی جوامعی هستند که در آنها تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد. فناوری‌های نو محیطی فراهم آورده‌اند که تقریباً در مدت زمان کم می‌توان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریعتر و آسانتر انجام داد اما تمایل به سریعتر انجام دادن کارها و بیشتر کار انجام دادن روز ‌به ‌روز بیشتر می‌شود.

این رویکرد که همواره با بشر همراه بوده ‌است این احساس را برای او به وجود آورده ‌است که از زمان عقب می‌ماند و نمی‌تواند از آن به صورت مؤثر بهره گیرد. تاریخ به ما می‌گوید که مدیریت ضعیف زمان یک مسئله قدیمی است، مسئله‌ای است که فناوری آن را به وجود نیاورده ‌است و آن را نمی‌تواند حل کند. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرایند‌های اداری، کمتر درپیچ و تاب تشریفات اداری و کاغذ بازی گم می‌شوند، مدیریت ضعیف زمان را کمتر می‌توان مخفی کرد. مدیریت زمان موضوعی است که همه ما، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای، نیاز داریم با آن روبرو شویم تا در زندگی موفق شویم.

در ادامه در مورد وجوه مختلف مدیریت زمان صحبت می‌کنیم. ابتدا نگاهی به اصول عمومی مدیریت زمان خواهیم داشت. توجه به این اصول کمک می‌کند که درک بهتری از مفهوم مدیریت زمان داشته باشیم و پیشنهادهایی ارائه می‌کند که می‌توانید آنها را در حوزه‌های مدیریت زمان در زندگی خود به کار برید. پس از ارائه رهنمودهای عمومی، به حوزه‌های مدیریت زمان به صورت دقیق‌تر خواهیم پرداخت. ابتدا راجع به مدیریت زمان در زندگی شخصی می‌پردازیم و سپس مدیریت زمان را در حوزه کسب و کار مدنظر قرار می‌دهیم.

2- اصول عمومی مدیریت زمان

مدیریت زمان مجموعه‌ای از مهارتهاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمک می‌کنند. رهنمودهای عمومی وجود دارند که می‌توانند برای مدیریت زمان در حوزه‌های متفاوت مانند خانه، مدرسه و کار استفاده شوند. در این بخش، برخی از این رهنمودها را شرح می‌دهیم. ابتدا دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

احتمالاً روشن‌ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمی‌دانند مدیریت زمان چیست. دلیل دوم سستی و تنبلی است؛ بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامه‌ریزی مؤثر هستند. گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی‌کنند آنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت (دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند.

ممکن است در شرایطی استفاده نکردن از مدیریت زمان توجیه‌پذیر باشد اما مزایای استفاده موفق از مدیریت زمان هر گونه دلیل یا توجیه را رد می کند. مدیریت زمان کمک می‌کند که تعیین کنید کدام یک از کارهایی که انجام می‌دهید مهمترین هستند. این عمل به شما این امکان را می‌دهد به برخی فعالیتها اولویت زیادی دهید و برخی از فعالیت‌ها را حذف کنید. هم‌چنین مدیریت زمان به شما کمک می‌کند که از طریق حذف مزاحمت‌ها و فعالیت‌های غیرضروری، مدت زمانی که واقعاً کار می‌کنید را افزایش دهید. یکی از وجوه رضایت بخش مدیریت زمان کاهش استرس در زندگی است. کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می‌شود.

2-1- چگونه وقت خود را می‌گذرانید؟

وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی‌های مدیریت زمان استفاده کنید، از همان زمان باید شروع کنید. اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده می‌کنید. این کار نباید از طریق حافظه انجام شود. ممکن است شما اکثریت زمانهای بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمانهایی را که صرف مکالمات طولانی می‌کنید دقیقاً بیاد آورید. برای ثبت نحوه گذراندن وقت می‌توانید از یک دفتر یادداشت، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه‌ریزی با بخش‌های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیتها استفاده کنید. نه تنها آنچه که در طول روز انجام می‌دهید بلکه احساس خود (خسته، پرانرژی، عصبانی، بی‌حال و ...) را ثبت کنید. هر وقت که فعالیت خود را تغییر می‌دهید، نوع فعالیت و زمان شروع آن را ثبت کنید.

پس از ثبت فعالیت‌ها برای چندین روز، یادداشت‌ها آماده برای تحلیل هستند. خیلی از فعالیت‌های ثبت شده در گزارش به صورت بارز دیده می‌شوند چرا که وقت زیادی صرف آنها شده است. دیگر حوزه مهم در یادداشت‌ها، فعالیت‌های غیرضروری است که در طول روز انجام داده‌اید. وقتی این فعالیت‌ها به صورت جداگانه دیده شوند خیلی زمان‌بر نیستند اما وقتی دسته‌بندی شوند، زمان کل آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد. تحلیل فعالیتهایتان که در گزارش ثبت شده‌اند در قدم بعدی، یعنی اولویت‌بندی فعالیت‌ها، به شما کمک خواهد کرد.

2-2- اولویت‌بندی فعالیت‌ها

اولویت‌بندی یکی از مهمترین قدم‌های مدیریت زمان است. این عمل کمک می‌کند که موارد زمان‌بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می‌دهند و نه کمک می‌کنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم گیری در خصوص فعالیت‌هایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی را که باید حذف کنید اولویت‌‌بندی را آغاز کنید.

برای تصمیم‌گیری در خصوص فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، فعالیت‌هایی را تعیین کنید که از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید. خیلی مهم است که هم از نظر حرفه‌ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می‌دهید لذت ببرید. در گزارش خود کارهایی که از آنها لذت می‌برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می‌برید.

در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، نیز مهم است که آن را خوب انجام دهید. در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. تلاش نکنید مسئولیت‌هایی بیش از آنچه می‌توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید. بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید، شما آماده هستید که فعالیت‌های غیرضروری در زندگی خود را دور بریزید. تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیت‌هایی را که بیش از توان خود می‌دانید تفویض کنید. بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت‌ها کاهش دادید، زمان برنامه‌ریزی فرا می‌رسد.

2-3- برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی در زندگی شخصی و حرفه‌ای متفاوت از هم انجام می‌شوند. در برنامه‌ریزی شخصی، برنامه‌ریزی از طریق هدفگذاری و ترسیم مسیر دست‌یابی به اهداف انجام می‌شود. در برنامه‌ریزی حرفه‌ای،‌ برنامه‌ریزی پروژه‌‌محور است. برنامه‌ریزی پروژه باید از طریق نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی رسمی انجام شود.

روش برنامه‌ریزی مناسب خود را انتخاب کنید. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه‌ریزی رسمی یا غیر رسمی که استفاده کنید چند نکته مهم را باید به خاطر بسپارید. ابتدا انتظارات خود را برآورد کنید. به یاد داشته باشید تعداد ساعات محدودی در یک روز وجود دارد. سعی نکنید به نتایجی ماورأ قابلیت‌های خود دست یابید.

دوم، مدت زمانی را صرف خود کنید. برای اینکه به حد‌اکثر عملکرد دست یابید به زمان خواب و استراحت کافی نیاز دارید. اقدام به این عمل سخت‌تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است. هنگام برنامه‌ریزی شما می‌پندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا می‌توانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید. کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش می‌دهد.

2-4- نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت

2-4-1- از مزاحمت‌ها جلوگیری کنید.

همواره پذیرای بازدیدکنندگان نباشید. بازدیدکنندگان می‌توانند موجب به هم‌ریختگی شوند که در نهایت منجر به کاهش بهره‌وری می‌شود. با بستن در اتاق یا حذف ارتباط بصری می‌توانید به بازدیدکننده بفهمانید که شما مشغول هستید. هر روشی که به کار می‌برید به خاطر بسپارید که نباید هر بازدیدی را بپذیرید.

راه دیگر برای کاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌های تلفنی می‌توانند خیلی وقت‌گیر باشند. تماس‌های تلفنی قطار افکار را از حرکت باز‌می‌دارند. تماس‌های تلفنی ممکن است شما را متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آنها را ندارید. از خاموش کردن زنگ تلفن نترسید. وقتی کارتان تمام شد پیغام‌های دریافتی را چک کنید.

2-4-2- کنترل کنید

کارهایی را که نیاز دارید انجام دهید می‌دانید. این کار را در فهرست کارها یادداشت کنید. کارهای فهرست را اولویت‌بندی کنید. با انجام این عمل،‌ شما می‌توانید روز خود را کنترل کنید. شما ابزاری دارید که می‌توانید از کارهای غیرضروری جلوگیری کنید یا کارهای جدید را اولویت‌بندی کنید. پیروی از این رهنمودها این تضمین را به دنبال دارد که شما ابتدا مهمترین فعالیتها را انجام می‌دهید. هم‌چنین شما می‌دانید که چه فعالیت‌هایی را انجام نداده‌اید و می‌توانید آنها را به فهرست کارهای فردا اضافه کنید.

2-4-3- بر بهره‌ور بودن تأکید کنید نه مشغول بودن

تمرکز بر بهره‌وری کیفیت کار و عملکرد را افزایش می‌دهد. تهیه یک فهرست اولویت‌بندی شده از کارها به شما کمک می‌کند که بهره‌ور باشید. تمرکز بر انجام مهمترین کارها در ابتدا، به شما کمک می‌کند که کار بیشتری انجام دهید و آنها را سر وقت انجام دهید.

2-4-4- سرعت خود را تنظیم کنید

مهم است که خود را برای میزان ساعاتی که کار می‌کنید تنظیم کنید. از خود بپرسید که با سرعتی که کار می‌کنید می‌توانید ادامه دهید. خود را با تعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید. مدیریت مؤثر زمان باید این امکان را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید.

3- مدیریت زمان شخصی

مدیریت زمان شخصی بخش قابل ملاحظه‌ای از زمان روزانه را صرف می‌کند. مهارتهای مدیریت زمان شخصی در عمل دارای اشکالاتی هستند. اولویت‌بندی اهداف شخصی می‌تواند خیلی مشکل باشد زیرا باید نسبت به فعالیت‌های اولویت‌دار، در دسته دوم از اهمیت قرار گیرند. این بخش به شما کمک می‌کند که اهداف شخصی خود را اولویت‌بندی کنید بطوری که در برنامه شما قرار گیرند. شما روش «فقط بگو نه» را یاد می‌گیرید که به شما در سبک کردن زمانبندی کمک می‌کند. این بخش هم‌چنین چگونگی ایجاد وقت برای فرزندان و دیگر افراد مهم برای شما را مورد بررسی قرار می‌دهد.

3-1- فقط بگو «نه»

در زندگی شخصی خود معمولاً با گفتن کلمه «نه» مشکل داریم. این موضوع موجب بیشتر تناقضات در وقت ما می‌شود. به خاطر اکراه طبیعی در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داریم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخیص اهمیت اولویت‌های شخصی ضروری است.

چندین روش برای نه گفتن به صورت غیرمستقیم وجود دارد بطوری که دوستان و خانواده خود را نرنجانید. یک ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرایطی که با اولویت موجود وی تناقض دارند خلاصی یابد. اما عذر و بهانه همیشه ضروری نیست. اشکالی ندارد که با افراد رو راست بود و واقعیت را گفت. به افرادی که تقاضای اختصاص وقت را از شما دارند بگویید که شما مسئولیت‌هایی به عهده دارید که امکان برآوردن تقاضای آنها را فراهم نمی‌آورد. شما متعجب خواهید شد که می‌بینید که به چه سادگی روش مستقیم پذیرفته می‌شود.

3-2- اهداف شخصی

3-2-1- هدفگذاری کنید

وقتی بتوانید به صورت مؤثرتر «نه» بگویید، وقت بیشتری برای تخصیص در دست‌یابی به اهداف شخصی خود دارید. اهداف، حوزه خیلی مهمی از مدیریت زمان شخصی هستند. اهداف به ما کمک می‌کنند که از طریق ایجاد کار برای ما و اجازه تمرکز بر تلاش‌هایمان، زندگی خود را سازماندهی کنیم. هنگام هدفگذاری خیلی مهم است آنها را واقعی و قابل دستیابی تعریف کنیم. با تنظیم اهداف از پیش،‌ به خود اجازه می‌دهید که یک مسیر استراتژیک به سمت دستیابی به اهداف را برنامه‌ریزی کنید.

اهدافی تعریف کنید که به سادگی قابل دستیابی باشند. وقتی به اهداف تعریف شده رسیدید، برای هدفی که مشکل‌تر است اقدام کنید. این فرایند را ادامه دهید تا اینجا که احساس کنید که اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. این فرایند کند است اما به شما کمک می‌کند که یاد بگیرید چگونه به صورت موفقیت‌آمیز به اهداف خود دست یابید. نباید انتظار داشته باشید که تمام انتظاراتتان یک شبه برآورده شوند چرا که یک فرایند تدریجی است.

3-2-2- اهداف خود را اولویت‌بندی کنید

وقتی اهداف خود را تنظیم کردید، باید آنها را اولویت‌بندی کنید. وقت گذاشتن و اولویت‌بندی اهداف در مدیریت زمان شخصی مؤثر حیاتی است. خیلی از ما از این مرحله می‌پریم اگر چه دوباره مجبور می‌شویم که برگردیم.

اهداف را به صورت روشن تعریف کنید و مشخص کنید که آنها چه هستند و چه اهمیتی دارند. اهدافی که اهمیت کم دارند می‌توانند به تعویق بیافتند. اجازه دهید اقلامی که به توجه بیشتر نیاز دارند ابتدا انجام شوند. شما می‌توانید یک فهرست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و به هر یک از اقلام به نسبت اهمیت عددی اختصاص دهید یا اینکه فهرستی از اهداف اولویت‌بندی شده تهیه کنید. پیتر دراکر می‌گوید که «انجام دادن کارهای درست مهمتر از انجام درست کارهاست».

اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو، قانونی در اولویت‌بندی دارد. قانون پارتو می‌گوید که تقریباً 80 درصد نتیجه مورد نظر از بیست درصد تلاش‌هایی حاصل می‌شود که انجام می‌دهیم. برای اینکه کارهای خود را به صورت مؤثر اولویت‌بندی کنید، باید بیست درصد مهم را جدا کنید. وقتی کارهای مهم تعیین شدند شما می‌توانید بر اقداماتی تمرکز کنید که بیشترین نتیجه مورد نظر را حاصل می‌کنند. هنگام تحلیل چگونگی گذراندن اوقات خود (بخش 2-1) متوجه خواهید شد که خیلی از اوقات شما صرف کارهای کوچک و ناچیز می‌شود. به همین دلیل توان شما صرف حوزه‌های اصلی و حیاتی که نیازمند تلاش بیشتر هستند نمی‌شود. قانون پارتو را برای اولویت‌بندی به کار برید و خواهید دید که زمان و اهداف تحقق یافته شما بیشتر خواهند شد.

3-3- تعلل

وقتی زمان مناسب صرف هدفگذاری و اولویت‌بندی کردید، می‌توانید کارهای مورد نیاز هر روز را تعیین کنید. اگر کارها را در زمان موعد آنها انجام ندهید غیر مؤثر عمل کرده‌اید. تعلل چیزی است که اکثر ما با آن درگیر هستیم. اغلب نمی‌توانیم به کل نتیجه مورد نظر دست یابیم زیرا به خاطر تعلل استرس به ما چیره می‌شود.

با تعداد زیادی از کارهای انباشته شده بر روی هم، سخت است که در انجام کارها تعلل نکنیم؛ خصوصاً برای کارهای بزرگتر که به زمان بیشتر از آنچه که شما دارید نیاز دارند.

وقتی با کار بزرگی روبرو می‌شوید آن را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید. تقسیم کار به کارهای کوچکتر این امکان را فراهم می‌آورد که اجزاء کوچکتر را بدون اضطراب انجام دهیم. بزودی در خواهید یافت که با انجام کارهای تقسیم شده، کل کار بزرگ انجام شده است.

3-4- مزاحمت کمال‌گرایی

وقتی هدفگذاری و اولویت‌بندی کردید، باید از چندین مسئله فرعی که بروز می‌کنند جلوگیری کنید. یکی از این مسائل تمایل شخص به کمال‌گرا بودن است. این نوع رویکرد می‌تواند تأثیر زیادی بر مدیریت زمان شخصی داشته باشد. توجه غیر ضروری به جزئیات باعث می‌شود که دیگر کارها را به تأخیر بیاندازید. ناتوانی در پاداش دادن به خودمان برای کارهایی که انجام داده‌ایم مسئله دیگری است که با آن روبرو هستیم. وقتی کاری را انجام دادید، شما باید به خود پاداش دهید. پاداش دادن به خود راهی برای ایجاد تعادل بین کار و تفریح است. اگر بتوانیم یاد بگیریم که بین کار و تفریح تعادلی برقرار کنیم زندگی سالم‌تر و شاد‌تری خواهیم داشت.

3-5- وقت گذاشتن برای همسر

زندگی شخصی شامل چندین حوزه متفاوت است که باید در نظر بگیریم. یکی از این حوزه‌ها وقتی است که با همسر خود می‌گذرانیم. این وجهی حیاتی از مدیریت زمان شخصی ماست زیرا خیلی از احساسات ما آن را دیکته می‌کنند. افرادی که وقت کافی برای همسرانشان تخصیص نمی‌دهند به خاطر دلایلی روابط خود را پرتنش درمی‌یابند که می‌شد از آنها جلوگیری کرد. اغلب همسر خود را در انتهای فهرست اولویت قرار می‌دهیم زیرا عادت کرده‌ایم فرض کنیم که به دلیل برنامه فشرده کاری، همسر ما عذر ما را می‌پذیرد.

چندین روش برای افزایش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان کافی با همسرتان نیستید زمانهایی را برای تنها بودن با وی تخصیص دهید و با هم برای تماشای فیلم یا صرف شام بیرون بروید. روش دیگر رفتن به خرید با یکدیگر است.

3-6- کارهای مربوط به خانه

هر خانه تعداد زیادی کارهای متفاوت دارد که باید انجام شوند. این مسئولیت‌ها می‌توانند بار زیادی بر ما وارد کنند اگر برنامه‌ریزی نشوند. با تعداد بسیاری از اولویت‌ها در زندگی پیچیده امروزی، بیشتر مردم نمی‌توانند وقت اضافه برای انجام کارهای خانه پیدا کنند. از آنجایی که خود نمی‌توانید همه این کارها را انجام دهید، اگر امکان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفویض کنید.

3-7- وقت گذاشتن برای فرزندان

همه قبول دارند که قراردادن فرزندان در اولویت‌های بالا همیشه ساده نیست. فرزندان وقت قابل ملاحظه‌ای از شما می‌گیرند و لازم است که دیگر اولویت‌ها را همراه با این موضوع برنامه‌ریزی کنید.

می‌توانیم وقت خود را با فرزندان بگذرانیم در حالیکه به اتفاق آنها کارهای خانه را انجام می‌دهیم. بچه‌ها از مسئولیت لذت می‌برند و قادرند که برخی کارهای خانه را انجام دهند. خیلی از مسئولیت‌های داخل و خارج از خانه وجود دارد که شما به عنوان یک خانواده می‌توانید آنها را با هم انجام دهید در حالی که با هم هستید. انجام برخی از کارهای خانه توسط فرزندان، استرس شما را کاهش می‌دهد. تفویض مسئولیت به فرزندان در سنین کودکی برای آنها سودمند است و مهارتهای مدیریتی آنها را برای سال‌های بعد افزایش می‌دهد.

نقش شما به عنوان یکی از والدین فرزندان، فشار روحی و جسمی در مراقبت از آنها را به دنبال دارد. شما باید به اتفاق فرزندان به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که این زمانها به حداقل برسند. شما می‌توانید به فرزندان خود توضیح دهید که باید کارها و برنامه‌هایی را انجام دهید و انجام ندادن آنها باعث می‌شود که به اهداف خود نرسید. فرزندان خیلی اهمیت دارند ولی باید به حجم دیگر کارها و مسئولیت‌ها توجه داشته باشید.

3-8- مدیریت میز کار

آخرین و مهمترین وجه مدیریت زمان شخصی که مورد بحث قرار می‌گیرد مدیریت امور دفتری شخصی است. میز کار مهمترین چیزی است که همواره باید روزآمد نگاه داشته شود. برای موفق بودن، این موضوع باید جزو اولویت‌های بالای شما قرار گیرد. بدین منظور ابتدا باید میز خود را سازماندهی کنید. با داشتن یک میز مرتب و تمیز شما می‌توانید بهتر کارهای انجام نشده خود را پیدا کنید. وقتی کاغذهای شما مرتب شده باشند می‌توانید کارهای مربوط به آنها را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کرده و جداگانه هریک را انجام دهید.

روشی که اتاق کار خود را براساس نیازها ترتیب می‌دهید کلید خبره شدن در انجام کارهایتان است. حتی اگر نیازهای شما در پایین‌ترین حد لازم باشند، اقلام خاصی وجود دارند که به موفقیت شما کمک می‌کنند. اول باید بدانید که به چه مقدار فضا برای بایگانی و ذخیره احتیاج دارید. نباید اسناد و مدارک را روی هم بر روی میز انباشته کنید چرا که باعث می‌شود نتوانید به کارهای مالی و دفتری خود در زمان لازم بپردازید. از میزهای دارای چند کشو و فایل‌های بایگانی می‌توانید استفاده کنید.

متخصصین اعتقاد دارند که باید از یک صندلی مناسب استفاده کرد. نوع صندلی انتخابی باید بگونه‌ای باشد که به شکل مناسب درآن جای‌ گیرید. یک صندلی خوب طراحی شده باید قابلیت تنظیم داشته باشد بگونه‌ای که با اندام شما تطابق یابد و این امکان را فراهم آورد که هنگام کار کردن موقعیت راحتی داشته باشید. پس از تنظیم، باید پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه‌ها، گردن و دستها را کاهش دهد. مطمئناً در این شرایط شما بهتر می‌توانید بر کار خود تمرکز کنید.

بیشتر ما به میزان روشنایی اطراف خود توجه نمی‌کنیم. روشنایی مناسب، کارایی را بالا می‌برد. سطح متفاوتی از روشنایی برای کارهای متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارک و نامه‌ها نور باید به قدر کافی باشد تا به چشمان خود فشار وارد نکنید. اما هنگام کار با کامپیوتر نور باید به قدری باشد که انعکاس‌ها و درخشندگی‌ها به حداقل برسند.

ابزار غیر فنی زیادی وجود دارند که می‌توانید در زندگی شخصی از آنها استفاده کنید. از یک تقویم دیواری با جدول‌بندی درشت استفاده کنید. بدین شکل می‌توانید کل روزهای ماه را ببینید. حتماً دفترچه تلفن داشته باشید. از نرم‌افزارهای کامپیوتری نیز می‌توانید استفاده کنید.

4- مدیریت زمان و کسب وکار

محیط کسب و کار امروز را می‌توان با رقابت شدید و سخت آن توصیف کرد. در هر ثانیه از روز اختراعات جدیدی صورت می‌پذیرد و روش‌های سنتی، طول عمر کوتاهتری پیدا می‌کنند. خبر تازه امروز، یک خبر قدیمی در فردا محسوب می‌شود و کسانی که با تغییرات پیش نروند عقب خواهند ماند. شما باید از تمام منابع موجود خود استفاده کنید تا با زمان پیش روید.

بزرگترین مانع موفقیت در این بازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه می‌توانستیم سرعت کار را به اندازه رضایت‌بخش پایین بیاوریم. متأسفانه زمان چیزی است که بشر نمی‌تواند آن را کنترل کند. به خاطر این شرایط غیرقابل کنترل، باید با زمان کار کنیم. درک محدودیت‌های حاصل از زمان و منافع مدیریت زمان کمک می‌کند با زمان کار کنیم نه اینکه در مقابل آن قرار گیریم.

روشی که شما زمان خود را استفاده می‌کنید تعیین‌کننده موفقیت شماست. با این حال، فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مدیریت زمان برای شما باید بگونه‌ای باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد. در این بخش رهنمودهایی ارائه می‌کنیم که به شما در شروع سفر در مدیریت مؤثر زمان کمک خواهند کرد. این رهنمودها را به دقت بخوانید و آنها را بگونه‌ای تطبیق دهید که نیاز شما را برآورده کنند.

4-1- مدیریت زمان در کار

رهنمودهای کلی که قبلاً گفته شد می‌توانند در محل کار شما به کار روند. این رهنمودها مواردی شامل تحلیل روش گذراندن وقت، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و برنامه‌ریزی است.

4-2- کار درست را در زمان درست انجام دهید

حتی با مدیریت مؤثر زمان هم در خواهید یافت که همیشه نمی‌توان هر کاری را سر وقت انجام داد. اما کارهایی وجود دارند که باید سر وقت انجام شوند و کارهایی نیز هستند که می‌توان به تأخیر انداخت. بر اساس رهنمودهای عمومی مدیریت زمان، یک فهرست اولویت‌بندی شده از کارها باید تهیه کنید. در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دهید که بیشترین اولویت را دارند. این کار خیلی ساده است و به یک متدولوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمی‌دهیم. انجام کارها براساس اولویت کمک می‌کند که کارها را خوب مدیریت کنید.

4-3- قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا را مرور کنید

فهرست کار را بررسی کنید و کارهای انجام نشده را تعیین کنید. کارهای انجام شده را پاک کنید و کارهای انجام نشده را اولویت‌بندی کنید. هنگام اولویت‌بندی موضوعات اصلی، کارهایی که قرار است فردا انجام دهید را مرور کنید. برای مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز می‌کنید مستندات تعریف آن فاز را مطالعه کنید. این کار باعث می‌شود اقداماتی را که برای فاز دوم باید انجام دهید بیاد آورید. اگر با چند نفر کار می‌کنید، با آنها در مورد کار فردا صحبت کنید و مطمئن شوید که هریک می‌دانند فردا چه کاری باید انجام دهند.

4-4- ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید

با استفاده از رهنمودهای ارائه شده در بخش 2، تعیین کنید که در ساعات مختلف روز چه احساسی دارید. این تمام تحقیقی است که نیاز دارید تا بتوانید ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید. ساعاتی که بیشترین انرژی را داشته‌اید، انگیزش بالا داشته‌اید و تماماً متمرکز به کارتان بوده‌اید را بشمارید. این ساعات زمانی هستند که در آن باید مشکل‌ترین کارهایتان را انجام دهید. از مزایای ساعت اوج کاری استفاده کنید.

4-5- از جلسات حداکثر استفاده را ببرید

برای برگزاری جلسه چهار نکته را باید در نظر بگیرید. اولین نکته این است که جلسه را هنگامی برگزار کنید موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره‌ای اغلب نیاز نیست اما اگر این زمان را تخصیص دهید با بحث‌های مختلف پر می‌شود. بنابراین جلسات را براساس نیاز تشکیل دهید نه براساس قاعده. دومین رهنمود برای تشکیل جلسه تنظیم دستور جلسه است. دستور جلسه باید هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد. حوزه‌های بحث باید اولویت‌بندی شوند. جلسات ساخت‌یافته افراد را بر موضوع مورد بررسی متمرکز می‌کنند. این کار منجر به جلسات کوتاه‌تر و پربارتر می‌شود. توزیع دستور جلسه در زمان مناسبی پیش از تشکیل جلسه، به افراد این امکان را می‌دهد که خود را برای جلسه آماده کنند. این اقدامات باعث می‌شود که جلسات شما مؤثرتر و آموزنده‌تر شوند.

سومین رهنمود برای تشکیل جلسات تنظیم دقیق زمان جلسه است. ساعت تشکیل جلسه تأثیر زیادی بر خروجی جلسه خواهد داشت. برای مثال، اگر شما می‌دانید که افرادی در جلسه هستند که تمایل دارند جلسه را بیش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را برای پیش از نهار یا برای ساعت پایانی روز تنظیم کنید. این باعث می‌شود افراد انگیزه بیشتری برای تمرکز و توجه داشته باشند. نکته چهارم این است که جلسات را در ساعات غیرمعمول برگزار کنید اگر با تأخیر و کندی روبرو می‌شوید.

4-6- به صورت مؤثر تفویض کنید

تفویض زمان بیشتری ایجاد می‌کند. اما این کار همیشه به سادگی قابل انجام نیست. در حقیقت خیلی از افراد با تفویض کارها مشکل دارند. این به چند دلیل رخ می‌دهد. گاهی اوقات توضیح انجام یک کار به فرد دیگر بیش از انجام کار توسط خود طول می‌کشد. اما اگر آینده‌نگر باشید متوجه می‌شوید که اگر یک وقت اضافی صرف کنید می‌توانید در آینده نیز کار مورد نظر را تفویض کنید. دلیل دیگر عدم تفویض کمال‌گرایی است. وقتی تفویض می‌کنید به افراد اجازه می‌دهید که اشتباه کنند. اگر شما تحمل تصحیح اشتباهات را داشته باشید آنگاه افراد بیشتری یاد می‌گیرند که کار مورد تفویض را به صورت مناسب انجام دهند. دلیل آخر عدم تفویض ترس از کاهش قدرت است. این وجه از تفویض چیزی است که همه ما با آن روبرو خواهیم بود. به چیزی که از تفویض بدست می‌آورید فکر کنید نه به چیزی که از دست می‌دهید.

وقتی توانستید بر ترس‌های خود از تفویض کردن غلبه کنید باید یاد بگیرید که چگونه به صورت اثربخش تفویض کنید. ابتدا تعیین کنید که چه چیزی باید تفویض شود. به فهرست اولویت‌بندی شده کارها نگاه کنید. این فهرست در تعیین کارهای نیازمند تفویض کمک می‌کند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام کار انتخاب شده برای تفویض را انتخاب کنید. بیاد داشته باشید که کل کار را تفویض کنید. کار و چیزی که مورد انتظار است را توضیح دهید. قدم بعدی این است که اجازه دهید فرد کار را انجام دهد. کار را در زمانهای از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار دهید. دائماً بالا سر کار نایستید زیرا این کار فقط عملکرد را کاهش می‌دهد.

4-7- میز خود را مرتب کنید

فردی که روی میز شلوغ و درهم برهم کار می‌کند به طور متوسط روزی یک ساعت و نیم دنبال چیزهای خود روی میز می‌گردد. عامل اصلی به هم ریختگی روی میز، کاغذ است. کاغذها باید دسته‌بندی و بایگانی شوند،‌ یا به دیگر همکاران مربوط داده شوند یا دور ریخته شوند. نیازی نیست که انبوهی از کاغذ به مدت نامحدود روی میز باشد. بعد از مرتب کردن روی میز به سراغ کشوها بروید. مرتب کردن میز کافی نیست، هر روز آن را تمیز کنید. مرتب نگهداشتن میز هفت ساعت و نیم به هفته کاری اضافه می‌کند.

4-8- روش‌ها را مناسب خود تطبیق دهید

توجه به این نکته مهم است که رهنمودهای ارائه شده در این مقاله کلی هستند. این رهنمودها نقطه شروعی برای توسعه سیستم مدیریت زمان است. برای مدیریت موفق زمان،‌ باید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود طراحی کنید.

  
نویسنده : حسین ; ساعت ۱٢:۱٦ ‎ب.ظ روز ۱۳۸٤/٩/۱٢