اهداف پروژه باید حائز چه ویژگیهایی باشند ؟

هدف‌گذاران پروژه ، در تعیین اهداف لازم است شش‌ معیار مهم را در نظر گیرند تا پروژه بتواند تولید ارزش نماید . این شش ویژگی ، مختص اهداف پروژه‌ها نبوده و اصول آنها را باید برای کلیه‌ اهداف سازمان رعایت نمود . هدف‌ باید مشخص ، قابل ‌دسترسی ، دارای بعد زمانی ، قابل ‌اندازه‌گیری ، دارای مسئول‌ تحویل مشخص و مورد تایید عام افراد پروژه باشد :

 

ملاک اول: هدف باید مشخص و روشن �(Specific)باشد .

اهداف باید به‌روشنی ، مشخصات خروجی‌های پروژه را بازگو کنند؛ به‌ گونه‌ای که اگر مدیر لایق دیگری جای مدیر فعلی را پر کند ، بتواند به‌ راحتی منظور از کار را درک‌ کرده ، آنرا ادامه‌ دهد . از همکاران و صاحب‌نظران دیگربخواهید اهداف پروژه‌ی شما را مطالعه ‌کنند ، سپس از آنها سوالاتی درباره‌ پروژه بپرسید ؛ چگونگی درک آنها از منظور پروژه می‌تواند نشانگر موفقیت شما در تعریف هدف ‌باشد . پاسخ‌هایی گنگ به سئوالات شما و افرادی که کاملا متوجه منظور پروژه نشده‌اند نشان‌دهنده‌ لزوم بازتعریف اهداف هستند . اهداف را با زبان ‌مهندسی و با لغات استاندارد مهندسی بیان‌ نمایید . هر چه هدف برای مدیر ، طراحان ، مجریان و سایر اعضای گروه کاری پروژه روشن‌تر باشد بهتر می‌توانند درکنار یکدیگر کار کرده ، تلاش‌های خود را تنها معطوف به خواسته‌های پروژه ‌می‌کنند . بهتر است مدیر کلیه‌ ویژگی‌های خروجی پروژه را بررسی و آنرا برای اطلاع عموم مکتوب ‌کند .

 

ملاک دوم : هدف باید واقعی (Realistic) و دست‌یافتنی باشد .

اهداف باید شدنی و در حوزه‌ واقعیت تعریف‌ شوند . تعیین دست‌یافتنی بودن یا نبودن اهداف بستگی به شرایط انجام‌دهندگان پروژه و محیط اجرای پروژه دارد . ممکن‌ است هدفی که در یک سازمان شدنی‌ است در سازمان دیگری نشدنی تلقی ‌گردد . هدف‌گذاران باید پیش ‌از آغاز هدف‌گذاری ، شناخت جامعی از توان سازمان خود داشته ‌باشند ؛ اگر اهداف در سطح توان سازمان تعریف ‌شوند کارکنان با آسودگی خاطر و اطمینان از توانایی‌های خودکار را آغاز و در فضایی به‌ دور از فشارهای عصبی کار را به پایان‌ می‌برند . از سویی باید به‌ یاد داشت که سازمان‌ها می‌توانند توان خود را برای رسیدن به ‌یک هدف افزایش ‌دهند . همچنین ، هدف‌گذاران پروژه باید از پروژه‌های موازی با پروژه‌ی خود در سازمان ، خروجی‌ها و تاثیرات احتمالی آنها بر این پروژه ، آگاه‌ باشند .

 

ملاک سوم : هدف باید دارای بعد زمانی (Time Component) مشخص باشد .

در هدف باید به ‌روشنی مشخص‌ شود که تا چه زمانی باید به ‌نقطه‌ مورد نظر رسید ؛ نداشتن زمان تحویل مشخص برای اهداف ، یعنی مشخص‌ نبودن آن . تعیین ‌زمان برای دستیابی به اهداف برمبنای واقعیات کار ، محیط وتوان سازمان محاسبه ‌می‌شود یا به ‌دلیل رقابت در محیط به‌ آن اجبار می‌شود . سازمان باید زمان را بشناسد و بداند که انجام یک‌ کار تا چه‌ زمانی می‌تواند مفید باشد و پس ‌از آن ، انجام‌ کار سود چندانی ندارد . گاهی اوقات باید با توجه به منابع در دست و چگونگی تخصیص آنها به پروژه ، تغییراتی در هدف ایجاد نمود .

 

ملاک چهارم: هدف باید کمی و قابل اندازه‌گیری (Measurable) باشد .

موفقیت یا شکست پروژه در دست‌یابی به اهداف باید به نوعی اندازه‌گیری شود . از این‌روست که اهداف باید دارای اجزای قابل اندازه‌گیری باشند و استانداردها یا همان خط‌کش اندازه‌گیری برای بررسی آنها پس ‌از دست‌یابی نیز مشخص‌ شوند . هر پروژه باید دارای قلم قابل ‌تحویل کاملا تعریف‌شده‌ای باشد که بتوان کیفیت آن را با شاخص‌هایی معین اندازه‌ گرفت . هرچند مقوله‌ کیفیت در علوم ‌مهندسی حیاتی است اما نباید در امور مهندسی ، کیفی سخن ‌گفت . در مهندسی ، کلمات خوب و بد ، اولین یا بزرگترین ، مفهومی‌ ندارند ، این شاخص‌ها هستند که می‌توانند حکم‌ دهند چیزی تحت استانداردی مشخص قابل قبول‌ هست یا خیر . موفقیت پروژه تنها با تحویل به‌موقع اقلام ‌قابل‌ تحویل ، تحت بودجه‌ مقرر معنا ‌دارد .

این ویژگی در اهداف از بحث‌برانگیزترین مسایل پروژه است . عده‌ای معتقدند در برخی پروژه‌ها نظیر پروژه‌های اجتماعی و فرهنگی ، اهداف کیفی هستند و نمی‌توان آنها را اندازه‌ گرفت ؛ این نظر درست ‌نیست . بهرحال باید به ‌شکلی از نقطه‌ توقف پروژه و موفقیت یا شکست آن آگاه ‌شد . هر نقطه‌ هدف کیفی ، حتی احساسات را مهندسان باید به‌ شکلی قابل اندازه‌گیری درآورند . مثلا بالا بردن سطح آگاهی مادران‌ ، یک پروژه در حوزه‌ علوم‌ اجتماعی است ؛ باید تعریف نمود که میزان آگاهی فعلی در چه‌ حدی است و به‌ کدام نقطه‌ مشخص باید رسید .

 

ملاک پنجم : هدف باید مورد توافق جمعی (Agreed Upon) باشد .

پیش‌از آغاز پروژه کلیه‌ افراد کلیدی باید به اجماعی روی نتایج درخواستی یا همان اهداف پروژه برسند ؛ اگر اجماع افراد درگیر در پروژه به‌دست‌ نیاید پروژه پیش‌ از آغاز محکوم به شکست خواهد بود ؛ چرا که افراد مهم‌ درگیر درمورد خروجی‌ها که بیانگر شکست یا پیروزی پروژه است توافقی ندارند و هر یک برداشتی از خروجی‌ها ارائه ‌می‌دهند ، از این‌رو نمی‌توانند همگی پروژه را تایید کنند . سعی‌ کنید توافق تمامی افرادی که بعدها به تیم‌ پروژه اضافه‌ می‌شوند را نیز بر روی اهداف پروژه به‌ دست آورید ؛ مطمئن‌ شوید که کلیه‌ افراد اهداف را درک ‌کرده‌اند .

 

ملاک ششم : مسوولیت‌ها در دستیابی به هدف باید مشخص (Clear Responsibility) باشند .

هنگامیکه مدیر مسئولیت سخت تحویل پروژه را بر عهده می‌گیرد باید مسوولیت سایر افراد در انجام هریک از قدم‌ها تا رسیدن به هدف را مشخص ‌کند . هنگامیکه اهداف پروژه برای افراد بازگو می‌شود ، باید نسبت به مسوولیت‌هایشان نیز توجیه ‌گردند . مسوولیت هر فرد در تیم پروژه باید مشخص باشد و وی درقبال مسوولیتی که برعهده ‌دارد ، اختیار یا قدرت دریافت ‌کند و در نهایت نسبت به آن حسابدهی داشته‌ باشد .

با تقسیم مسوولیت‌ها ، در لایه‌های بالایی سازمان پروژه اختیار بیشتر و قدرت ‌کمتر و در لایه‌های پایینی آن قدرت ‌بیشتر و اختیار کمتر وجود دارد . چگونگی توزیع قدرت و اختیار بسیار مهم است و از پروژه‌ای به پروژه‌ دیگرمتفاوت می‌باشد .

در گام آتی به دسته‌بندی محدودیتهای پروژه‌ها خواهیم پرداخت ...

/ 0 نظر / 28 بازدید