چگونه کارهای یک هفته را در یک روز انجام دهیم؟

بنابراین راز لذت بردن از روز کاری آن است که چالش‌های ما در حد انرژی و توانایی‌های‌مان باشد.

فرض کنید یک ورزشکار انرژی فراوانی دارد ولی ساده‌ترین فعالیت‌های ممکن به او واگذار می‌شود، یا در تمرینات خود آن‌قدر اطراف زمین فوتبال می‌دود که تمام انرژی‌اش صرف اینکار شود. او در هر دو حالت نمی‌تواند عملکرد بالایی داشته باشد. ورزشکاران می‌دانند که میزان مصرف انرژی در داشتن عملکرد مناسب نقشی حیاتی دارد.

بهترین حالت ممکن آن است که رفته‌رفته چالش‌های خود را بزرگ‌تر کنیم و از طرف دیگر ظرفیت خود را نیز افزایش دهیم تا بتوانیم انرژی بیشتری مصرف کنیم. یک ورزشکار ابتدا از وزنه‌های سبک‌تر شروع می‌کند و رفته‌رفته با افزایش توانایی بدن وزنه‌ها را افزایش می‌دهد.

چرا روز کاری ما به ‌اندازة کافی لذت‌بخش نیست؟

منظور از روز کاری هر فعالیتی است که نه به‌عنوان تفریح بلکه به‌عنوان کاری هدفمند انجام می‌شود. این فعالیت می‌تواند آماده شدن برای کنکور، نوشتن یک‌کتاب، ورزش برای کسب تناسب اندام یا هر فعالیت دیگری باشد.

اغلب افراد بلافاصله جواب می‌دهند که دلیل عملکرد پایین آنها دیگران هستند، مثلا عضوی از خانواده که کنار آمدن با او مشکل است، رئیسی که توقعات زیادی دارد یا مشتریانی که با خواسته‌هایشان زندگی او را سخت کرده‌اند.

ولی اگر دقیق‌تر نگاه کنیم، معمولا موضوع به خودمان برمی‌گردد. گاهی شاید انرژی فیزیکی کافی نداریم و همین موضوع باعث می‌شود، از انجام کارها لذت نبریم، شاید انرژی احساسی ما کم شده است و به بازیابی آن اهمیت نداده‌ایم. همین موضوع باعث می‌شود با کوچکترین برخورد یا انتقاد دیگران احساس بسیار بدی داشته باشیم و حتی شاید حالت تدافعی بگیریم.

همچنین شاید از لحاظ ذهنی خسته باشیم و از روش‌های مناسبی برای شارژ قوای ذهنی استفاده نکنیم. بسیاری از ما درباره مغز خودمان و روش نگهداری بهتر آن چیزی نمی‌دانیم.
همچنین شاید نیاز به تقویت روحیه داریم. روحیه خوب خودبه‌خود حفظ نمی‌شود. تمامی این موارد به خودمان و اقداماتی که انجام می‌دهیم بستگی دارد.

بنابرین لذت‌بخش شدن روز کاری ما اغلب به خودمان بستگی دارد و اگر با روش‌های افزایش عملکرد آشنا شویم، می‌توانیم در بدترین شرایط، عملکرد بسیار بالایی داشته باشیم.

دونده ماراتن نباشید!

برای افزایش عملکرد و انجام کارهای خارق‌العاده باید دیدگاه خود را نسبت به کارها عوض کنیم. ما دونده دوی ماراتن نیستیم که ساعت‌های بی‌وقفه فعالیت کنیم تا به خط پایان برسیم. انجام بسیاری از کارهای روزانه مانند دوی سرعت هستند. در دوی سرعت ورزشکار استراحت کافی می‌کند. با ورزش و تمرینات مناسب و همچنین تغذیه صحیح، انرژی کافی ذخیره می‌کند. سپس در مدت کوتاهی عملکردی بسیار بالا از خود نشان می‌دهد و سپس مجددا به استراحت می‌پردازد.

مشکل بسیاری از مدیران و کارمندان آن است که در طول روز فعالیت‌های طولانی و بی‌وقفه‌ای دارند که معمولا بازده بسیار پایینی دارد و همین موضوع باعث می‌شود انجام کارهای قابل‌توجه و بزرگ، سخت‌تر شود و نتیجه فقط خستگی و یاس است.

بنابراین باید این دیدگاه را کنار بگذاریم که اگر نتایج کافی حاصل نمی‌شود راه‌حل آن است که بیشتر کار کنیم و ساعات کاری را افزایش دهیم. با این روش نمی‌توان عملکرد خارق‌العاده‌ای داشت.

در «حوزه خاکستری» گرفتار نشوید!

 

روز کاری اغلب مردم کاملا خطی است، یعنی از صبح که به محل کار می‌روند مثلا ۹ صبح تا ۵ بعد‌از‌ظهر، فعالیت‌هایشان در حوزه خاکستری است، یعنی مغز و احساسات و تمام قوای دیگر و انرژی فیزیکی به‌گونه‌ای است که نه کاملا درگیر یک فعالیت، نه کاملا از آن فعالیت جدا می‌شوند. 

فرض کنید کار شما پاسخگویی به ایمیل‌های مشتریان است. شما صبح به محل کارتان می‌رسید و درحالی‌که با همکاران صحبت و احوال‌پرسی می‌کنید کامپیوتر را روشن می‌کنید و سراغ ایمیل‌های دریافتی می‌روید. سپس اولین ایمیل را باز می‌کنید، ناگهان به این فکر می‌افتید چای بنوشید. از جای خود بلند می‌شوید و با لیوان چای پشت کامپیوتر برمی‌گردید. حین خواندن اولین  ایمیل و پاسخگویی به آن پیامکی دریافت می‌کنید که قبض موبایل را پرداخت نکرده‌اید. وسط نوشتن پاسخ، سراغ موبایل می‌روید و می‌بینید چند پیامک دیگر هم دریافت کرده‌اید. آنها را می‌خوانید و به کارتان برمی‌گردید.

پس از پاسخگویی ایمیل اول، سراغ ایمیل دوم می‌روید و درمی‌یابید که برای پاسخگویی کامل باید از همکارتان اطلاعاتی دریافت کنید. به اتاق او می‌روید و او درباره اتفاقی که همان‌روز هنگام آمدن به محل کار برایش پیش آمده صحبت می‌کند. ۱۰ دقیقه‌ بعد برمی‌گردید و به ایمیل دوم پاسخ می‌دهید و این شرایط تا پایان روز کاری ادامه می‌یابد.

در این شرایط شما در حوزه خاکستری هستید، یعنی نه به‌صورت کامل درگیر انجام کار می‌شوید و نه کاملا از کار جدا می‌شوید. در این حالت معمولا عملکرد به کمترین مقدار ممکن می‌رسد و اتلاف وقت خیلی زیادی خواهید داشت.

در روش دوم شما به محل کارتان می‌رسید. برای خود چای تهیه می‌کنید. موبایل خود را خاموش می‌کنید. درِ اتاق را می‌بندید و ۹۰ دقیقه متوالی بدون کوچکترین وقفه‌ای کارتان را انجام می‌دهید. تمام همکاران شما می‌دانند هنگام کار نباید با شما صحبت کنند. وقتی ۹۰ دقیقه پیوسته کار کردید به خود استراحت می‌دهید و در این فرصت با همکاران وقت می‌گذرانید و سپس مجددا به کار خود برمی‌گردید. در این روش بازده شما بسیار بالاتر است و از کارتان لذت می‌برید.

خود را با ساعت‌ها کار ممتد با عملکرد پایین فریب ندهید. معمولا ۷ تا ۸ ساعت کار مداوم در حوزه خاکستری، معادل ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه کار کاملا متمرکز و شدید و بدون وقفه است. بسیاری از فعالیت‌های روز کاری در همان دو ساعت اولیه روز قابل‌انجام هستند. البته واضح است منظورمان کارهایی هستند که به زمان خاصی وابسته نیستند. مثلا نمی‌توانید ناهار را در همان دو ساعت اول روز میل کنید!

رازهای افزایش عملکرد

در ادامه به رازهای افزایش عملکرد می‌پردازیم تا دیدگاهی کلی از افزایش عملکرد به‌دست آورید.

تصمیم آگاهانه

اولین قدم برای افزایش عملکرد، تصمیم آگاهانه است. فرض کنید در حال قدم زدن برای رسیدن به مکانی خاص هستید. ناگهان ساعت خود را نگاه می‌کنید و متوجه می‌شوید که دیر شده است. در آن لحظه تصمیم می‌گیرید که سرعت خود را افزایش داده و سریع‌تر قدم بردارید. این تصمیم باعث افزایش سرعت شما و رسیدن به‌موقع به محل موردنظر می‌شود.

در بسیاری از کارهای فردی هیچ تصمیمی برای انجام سریع‌تر کارها نداریم و همین باعث می‌شود کار را در زمان بیشتری انجام دهیم. اگر در دوره‌های تندخوانی شرکت کرده باشید حتما می‌دانید که یکی از اصول اولیه تندخوانی آن است که تصمیم بگیریم سریع‌تر بخوانیم.

قانون پارکینسون

قانون پارکینسون می‌گوید: «مدتِ انجام یک فعالیت، در زمانی که برای آن درنظر گرفته‌ایم منقبض یا منبسط می‌شود.

گاهی مجبور می‌شویم فقط دو ساعت در محل کارمان باشیم و پس از آن باید از آنجا خارج شویم تا به کار مهم‌تری برسیم. شاید برای شما هم پیش  آمده باشد که در کمال تعجب درمی‌یابید کارهای ضروری آن روز را در همان دو ساعت به‌پایان رسانده‌اید. چرا هر روز با این دید کار نکنیم که تمام کارها باید در همان دو ساعت اول روز تمام شود.

اگر فعالیت‌های خود را به زمان محدود نکنیم، معمولا وقت بسیار بیشتری را اشغال خواهند کرد و باعث کاهش عملکرد می‌شوند.

یکی از روش‌های استفاده از قانون پارکینسون آن است که در برنامه روزانه برای هر فعالیت، وقتی معادل نصف زمان همیشگی را درنظر بگیریم و تصمیم بگیریم سریع‌تر کار کنیم. همین تغییر ساده می‌تواند زمان انجام کارها را به‌میزان چشمگیری کاهش دهد.

آیا مدیریت زمان کافی است؟

بسیاری از افراد افزایش عملکرد را با مدیریت زمان یکسان می‌دانند. یعنی وقتی درباره انجام کارهای بیشتر در یک زمان مشخص صحبت می‌کنیم، بلافاصله می‌گویند تنها راه ممکن آن است که در مدیریت زمان مهارت بیشتری پیدا کنیم. ولی مدیریت زمان با اینکه بسیار مهم است، کافی نیست. برای کسانی که می‌خواهند عملکرد بسیار بالایی داشته باشند مدیریت انرژی بسیار مهم‌تر از مدیریت زمان است.

افرادی که در مدیریت زمان قوی هستند معمولا برنامه‌ریزان قدرتمندی هستند و برای هر روزشان برنامه روزانه می‌نویسند و سعی می‌کنند فهرست کارهای روزانه را پیش ببرند و هر مورد را پس از انجام آن تیک بزنند. این موارد بخش‌های ضروری از موفقیت فردی و افزایش عملکرد هستند. ولی موضوع فقط به برنامه‌ریزی ختم نمی‌شود.

فرض کنید امروز تصمیم گرفته‌اید که کار مهمی انجام دهید. شاید پس از یک یا دو ساعت احساس خستگی کنید و همچنین گرسنگی و موارد دیگر شما را از ادامة کار منصرف کند. بنابرین افرادی که انرژی‌ کافی ندارند به‌تدریج خسته می‌شوند و کم‌کم مدیریت زمان را نیز کنار می‌گذارند.

۹۰ دقیقه طلایی

بدن برای داشتن بالاترین عملکرد ممکن باید به‌صورت تناوبی انرژی مصرف کند و سپس به استراحت و بازیابی انرژی بپردازد.

به عبارت دیگر، وقتی بیدار هستیم زمان‌های بیداری ما به دوره‌های ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه‌ای تقسیم می‌شود که در آغاز هر دوره ترشح هورمونی، ضربان قلب، فعالیت مغزی و تمامی موارد در بهترین حالت ممکن خودشان هستند. بعد از حدود ۶۰ دقیقه عملکرد شروع به کاهش می‌کند و زمانی می‌رسد که در نقطه‌ای بین ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه، بدن انسان به‌شدت احساس می‌کند نیاز به باز‌یابی انرژی و استراحت دارد. اگر ما در این شرایط، یعنی زمانی که بدن تشخیص می‌دهد نیاز به بازیابی و استراحت دارد کاری را ادامه بدهیم، معمولا نتیجه اضطراب شدید، عدم تمرکز، خستگی و حتی گرسنگی بی‌موقع خواهد بود. در این‌صورت عملکرد ما کاهش می‌یابد.

سوال مهم آن است که این بازه‌های زمانی در چه زمانی از روز آغاز می‌شوند؟ یعنی ما در چه زمانی از روز در حداکثر کارایی خود هستیم؟ آغاز این بازة زمانی دقیقا بعد از بازیابی انرژی یا استراحت مناسب است.وقتی از خواب بیدار می‌شویم و یک صبحانه مقوی و مفید می‌خوریم، در شرایط حداکثر کارایی هستیم و می‌توانیم یک کار مهم و سخت را آغاز کنیم و این‌کار مهم و سخت نباید بیشتر از ۹۰ دقیقه تا ۱۲۰ دقیقه طول بکشد.  

سوالی که بسیاری از دوستان در همایش‌ها می‌پرسند آن است که کارشان به‌صورتی است که نمی‌توانند آنرا به بازه‌های زمانی ۹۰ یا ۱۲۰ دقیقه تقسیم کنند، شاید هر ۴۵ دقیقه اتفاقی می‌افتد که مجبور می‌شوند کارشان را قطع کنند. در این شرایط چه باید کرد؟ این نوع کار کردن هم امکان‌پذیر است ولی از حداکثر ظرفیت بدن استفاده نمی‌شود، چون عملکرد بدن طوری است که تا حدود ۶۰ دقیقه در اوج کارایی است و بعد از آن به‌تدریج افت پیدا می‌کند و اگر ما فعالیت خود را زودتر قطع کنیم از حداکثر کارایی خود استفاده نکرده‌ایم.

شارژ و مصرف باتری‌ها

همانطور که در شماره قبل توضیح دادیم چهار منبع انرژی داریم که باید شارژ شود. برای ساده‌تر شدن مطلب می‌توانیم فرض کنیم در بدن‌ ما چهار باتری وجود دارد که باعث افزایش عملکرد ما می‌شود. اگر این چهار باتری را به‌شدت تخلیه کنیم باعث می‌شود عملکرد کاهش یابد، کارها پیش نرود و دچار ناراحتی و عصبانیت و اضطراب شویم و اگر بیش از حد این باتری‌ها را شارژ بکنیم و استفاده نکنیم، باز کارایی ما کاهش پیدا می‌کند و حتی می‌تواند به مرگ بیانجامد.

راز عملکرد بسیار بالا و خارق‌العاده این است که یاد بگیریم به‌طور مرتب هر روز این باتری‌ها را شارژ کنیم و سپس با فعالیت و کار جدی و متمرکز، انرژی شارژ شده را مصرف کنیم و سپس مجددا شارژ کنیم.

 بسیاری از موارد در طبیعت به‌صورت تناوبی طراحی شده و بدن انسان هم دقیقا همین‌گونه است. مثلا در طبیعت فصل‌ها، روز و شب و ... معمولا به‌صورت تناوبی هستند. بسیاری از مدیران و افرادی که کارهای مهم انجام می‌دهند عادت ندارند که به‌صورت تناوبی زندگی کنند، یعنی حتی در محل کارشان که حدود ۸ ساعت است در زمان‌هایی مشخص کاملا متمرکز کار کنند و از انرژی خود حداکثر استفاده را ببرند و سپس یک استراحت مناسب داشته باشند. البته منظور از استراحت فقط این نیست که کار نکنیم. اغلب افراد دوست دارند زندگی خطی داشته باشند تا زندگی تناوبی. آنها ترجیح می‌دهند به‌صورت پیوسته کارهای خیلی طولانی و مشابهی را انجام دهند. کارایی اینگونه افراد معمولا بسیار پایین است.

آرامش یا اضطراب، کدام مفیدتر است؟

بدن انسان طوری طراحی شده که اگر برای مدتی طولانی در آرامش کامل باشد یعنی از لحاظ فیزیکی، احساسی، فکری و روحیه‌ای حداقل انرژی را مصرف کند، عملکرد آن به‌شدت کاهش می‌یابد. ورزشکارانی که کمتر از حد لازم تمرین می‌کنند معمولا بعد از مدت کوتاهی عملکردشان افت می‌کند. وقتی دست فردی به‌علت شکستگی در گچ قرار می‌گیرد، پس از باز شدن گچ، دست توانایی قبلی را ندارد و مدتی طول می‌کشد تا عضله‌ها با حرکت و تمرین قوی‌تر شوند.

عکس این موضوع هم صادق است، اگر کاملا تحت ‌فشار باشیم یعنی برای مدتی طولانی از تمام این چهار انرژی بیش از حد استفاده کنیم، عملکرد ما باز به‌شدت کاهش پیدا می‌کند. ورزشکارانی که بیش از حد لازم تمرین می‌کنند دچار خستگی شدید، بیماری، اضطراب و حتی عصبانیت می‌شوند. اگر ما در روز کاری معمولا عصبانی هستیم یا احساس خستگی می‌کنیم یا اضطراب شدیدی داریم معمولا مشکل از عدم تعادل در مصرف و بازیابی انرژی است.

کار مهمی که بسیاری از افراد به‌درستی انجام نمی‌دهند این ‌است که بعد از انجام کار، آن‌را کاملا کنار بگذارند و استراحت کنند. بنابرین آرامش طولانی‌مدت و همچنین قرار گرفتن در شرایط پراضطراب برای بدن مضر است و کاهش عملکرد را به‌همراه دارد.

 آیا استراحت می‌کنید؟

یکی از رازهای بزرگ داشتن عملکرد خارق‌العاده، استراحت کافی و مناسب است. با استراحت مناسب منابع انرژی ما مجددا شارژ می‌شوند و ما را برای انجام کار سخت بعدی – مصرف انرژی – آماده می‌کنند. عملکرد بسیاری از افراد پایین است، زیرا به‌درستی استراحت نمی‌کنند و درنتیجه انرژی آنها به ‌اندازه کافی بازیابی نمی‌شود.

بسیاری از افراد تصور می‌کنند درحال استراحت هستند، درحالی‌که چنین نیست. ساده‌ترین تعریف استراحت: جدا شدن کامل از یک کار و بازیابی انرژی است. جدا شدن از یک کار، صرفا جدا شدن فیزیکی نیست. بسیاری از مدیران و کارمندان ساعت‌های طولانی از زمانی که در خانه هستند را به تفکر درباره کارشان می‌پردازند. آنها در خانه هستند، ولی چون از کارشان کاملا جدا نشده‌اند، درحال استراحت نیستند و انرژی آنها شارژ نمی‌شود.

سه نوع استراحت

فعالیت‌هایی که برای استراحت خود انتخاب می‌کنیم به سه دسته تقسیم می‌شوند. ما به سه نوع استراحت نیاز داریم:

استراحت روزانه
استراحت هفتگی
استراحت فصلی

استراحت روزانه:بدن ما هر ۹۰ دقیقه یک‌بار به استراحت و بازیابی انرژی نیاز دارد. در افراد مختلف این زمان ممکن است کمی طولانی‌تر یا کوتاه‌تر باشد. اگر فردی برای کنکور درس می‌خواند نمی‌تواند ۳ ساعت متوالی درس بخواند و بازده مناسبی داشته باشد.

می‌توانیم در محل کارمان حداقل ۱۰ تا ۱۵ مورد پیدا کنیم که بعد از ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه کار شدید بتوانیم در چند دقیقه به استراحت و بازیابی انرژی‌ بپردازیم.

استراحت هفتگی:برای داشتن عملکرد مناسب باید یک روز کامل در هفته را به تفریح و استراحت اختصاص دهیم.

شاید بهترین روز برای اینکار جمعه نباشد. اگر یک ‌روز کامل یا حتی نصف روز در اواسط هفته از کار و محیط کاری کاملا جدا شویم، در روزهای دیگر عملکرد بسیار بهتری خواهیم داشت.

اگر مدیر هستید بررسی کنید که آیا چنین امکانی وجود دارد که یک روز در وسط هفته را به استراحت و تفریح اختصاص دهید. همچنین اگر کارمند هستید می‌توانید عملکرد خود را افزایش دهید و به‌عنوان پاداش درخواست مرخصی در وسط هفته را داشته باشید.

در استراحت هفتگی معمولا می‌توان به تفریحات وقت‌گیرتر و بزرگ‌تر پرداخت. مثلا رفتن به استخر شنا، کوه‌پیمایی یا حتی استراحت در خانه و خواندن کتاب.

استراحت فصلی:برای پیشبرد اهداف بزرگ‌تر بهتر است در هر فصل، یک هفته کامل را به استراحت و تفریح بپردازیم. در این فرصت می‌توانیم به مسافرت‌های بزرگ‌تر برویم یا از مکان‌های مختلف و موزه‌ها دیدن کنیم.

استراحت به برنامه‌ریزی و هماهنگی نیاز دارد. شاید بتوانیم در ابتدای سال یا ابتدای هر فصل وقتی را به برنامه‌ریزی استراحت خود اختصاص دهیم. یعنی از قبل مشخص کنیم که مثلا در فصل بهار، کدام هفته را به استراحت اختصاص خواهیم داد.

همچنین برای استراحت هفتگی خود از قبل برنامه‌ریزی کنید. اگر برای روز استراحت خود برنامه لذت‌بخش و مفرحی درنظر نگیرید، روز به اتمام خواهد رسید و از آن استفاده کافی نخواهید کرد.

پیشنهاد می‌کنیم دفترچه‌ای تهیه و هرگاه ایده جالبی برای تفریح و استراحت به ذهن‌تان رسید در آن دفترچه یادداشت کنید. علاقه‌های شخصی افراد متفاوت است. بنابراین باید ببینیم کارهای مورد‌علاقه ما که بازیابی انرژی محسوب می‌شود کدامند. بهتر است حوزه علاقه‌مندی‌های خود را افزایش دهیم. مثلا شاید به عکاسی در طبیعت علاقه‌مندیم، ولی تابه‌حال برای آن وقت اختصاص نداده‌ایم. با یادگیری و افزایش مهارت در این زمینه، لذت ما از این تفریح بیشتر خواهد شد.

 

 

 

/ 0 نظر / 40 بازدید